Arviointityökaluja

Olemme koonneet alle arviointi- ja kehittämistyökaluja sekä aineistonkeruumenetelmiä. Työkalut toimivat sekä työmenetelminä että hyvin dokumentoituina myös arviointiaineiston keruutapoina. Perinteiset aineistonkeruumenetelmät ovat puhtaasti arviointitiedon keruuta varten.

Kun valitset työkalua, pohdi:

  1. Onko menetelmä käyttötarkoitukseenne sopiva? Saadaanko sen avulla kerättyä arviointikysymyksiin vastaavaa tietoa tai kehitettyä toimintaa?
  2. Soveltuuko työkalu organisaation toimintapoihin? Entä miten luulet järjestösi toimijoiden tai asiakkaiden suhtautuvan työkaluun? Onko se heille sopiva?
  3. Vaatiiko menetelmä tarkempaa perehtymistä? Kuinka paljon aikaa työkalun omaksumiseen ja käyttöön on?

Tutustu ja valitse järjestöllenne sopivin työkalu!

Työkalut

Aivoriihi

Yhteisellä ideoinnilla uutta.

Missä tilanteessa?

Aivoriihi sopii erityisesti suunnittelun alkuvaiheessa toteutettavaksi ideoinnin apuvälineeksi. Menetelmää voi käyttää myös toteutusvaiheessa, mikäli esimerkiksi jokin asia ei olekaan edennyt toivotulla tavalla ja kaipaa uutta suuntaa. Aivoriihessä  vuorovaikutus on keskeistä, sillä toisten esittämät ideat toimivat jatkotyöstämisen lähteinä.

Kuka voi hyödyntää?

Menetelmää voivat hyödyntää kaikki, jotka suunnittelevat toimintaa ja kaipaavat uusia ideoita toiminnan toteuttamiseksi. Esimerkiksi hankkeen suunnitteluvaiheessa voidaan lähteä ideoimaan uusia toimintoja aivoriihimenetelmällä. Menetelmän toteutus vaatii n. 4–12 henkilön ryhmän (esim. aktiiviset vapaaehtoiset, hanketoimijat, ohjausryhmä), jossa yksi toimii vetäjänä.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Alla olevan ohjeen mukaisen aivoriihen toteuttaminen vie aikaa noin kaksi tuntia. Tarvittava aika riippuu osallistujien määrästä, keskustelun vilkkaudesta ja aiheesta. Koska aivoriihityöskentely on ideoinnin mahdollistava menetelmä, liian tarkka toteutuksen aikatauluttaminen ei välttämättä palvele lopputulosta. Tilassa tulee olla paperia ja kyniä, isoja paperiarkkeja, paksumpia tusseja sekä kiinnitystarvikkeet paperiarkkien seinään/tauluun kiinnittämiseksi.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Aalto-Kallio, M., Saikkonen, P. & Koskinen-Ollonqvist, P. (2009) Arvioinnin kartalla – matka teoriasta käytäntöön. Terveyden edistämisen keskuksen julkaisuja 7/2009. Helsinki: Terveyden edistämisen keskus.

Kuitunen, H. (1997) Luovan ongelmanratkaisun menetelmät ja prosessi. Helsinki: Fineduca.

Summa, T. & Tuominen, K. (2009) Fasilitaattorin työkirja – Menetelmiä sujuvaan ryhmätyöskentelyyn. Kepan raporttisarja/Kehitysyhteistyön palvelukeskus, 103. Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry.

Työkalu käyttöohjeineen

Aivoriihi

Arvioinnin suunnittelua ohjaava lomake

Helppokäyttöinen apuväline arviointisuunnitelman rakentamiseen.

Missä tilanteessa?

Arviointia suunniteltaessa.

Kuka voi hyödyntää?

Kaikki arvioinnin suunnitteluun osallistuvat.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Lomakkeen täyttö ei vaadi erityisvälineistöä vaan se on vaivatonta ja nopeaa. Huomioi silti, että tarkoituksenmukaisen arviointisuunnitelman työstämiseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Täyttö vaatii tietoa arvioitavasta toiminnasta, esimerkiksi toimintasuunnitelman, josta ilmenevät arvioitavan toiminnan tavoitteet, keinot ja aikataulu.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Mervi Aalto-Kallio, Paula Saikkonen, Pirjo Koskinen-Ollonqvist Arvioinnin kartalla. Terveyden edistämisen keskuksen julkaisuja 7/2009.

Lee L.J., Sampson JF. A Parctical Approach to Program Evaluation. Evaluation and Program Planning 1990; 13: 157-164., sovellus.

Työkalu käyttöohjeineen

Arvioinnin suunnittelua ohjaava lomake

Asiakastyön arviointilomake

Työkalu asiakastyön arviointiin ja kehittämiseen.

Missä tilanteessa?

Työväline toimii asiakastyön etenemisen ja arvioinnin apuna, jotta yleisimmiltä kompastuskiviltä vältyttäisiin. Sitä käytetään tarkistuslistana työn eri vaiheissa ja siihen on hyvä palata säännöllisesti. On hyvä myös määritellä itselleen tai ryhmälle ajankohta, jolloin listaan palataan seuraavan kerran. Kohdat merkitään sen mukaan, vaativatko ne vielä pohtimista ja asiaan palaamista vai ovatko ne kunnossa. Jos jokin vaatii miettimistä, kirjataan ylös, milloin asia ratkaistaan, kuka ratkaisee ja miten ratkaisua kohti edetään. Lista auttaa työn jäsentämisessä. Kohtia voi hyödyntää myös sisäisen arvioinnin apuna ja työkalua voi vapaasti soveltaa ja kehittää edelleen.

Kuka voi hyödyntää?

Asiakastyötä tekevä tai asiakasprosesseja kehittävä henkilö tai yhteisö.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Ei vaadi erityisresursseja.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Työkalu on kehitetty JÄRVI-hankkeen (2005-2009) pilottiryhmän yhteisenä työskentelynä. Kehittämistyöhön ovat osallistuneet:
Helsingin Kouluraittiuspiiri, Irti Huumeista ry, Kriminaalihuollon tukisäätiö, Kuurojen Liitto, Lihastautiliitto, Operaatio Toivo, Pakolaisneuvonta & Sininauhasäätiö

Työkalu käyttöohjeineen

Asiakastyön arviointilomake

BIKVA Asiakaslähtöinen arviointimalli

Asiakkaiden näkemykset kehittämisen keskiöön.

Missä tilanteessa?

BIKVA tulee tanskan kielen sanoista ja tarkoittaa asiakkaiden osallisuutta laadunvarmistajana. BIKVA-mallin lähtökohtana ovat asiakkaiden näkemykset palvelujen laadusta ja vaikuttavuudesta. Mallissa asiakkaiden näkemykset valjastetaan kehittämistyön välineiksi. Mallin etuna on, että sen avulla saavutetaan parempi yhteisymmärrys siitä, miten asiakkaat kokevat ongelmansa ja miten toimintaa toteutetaan eri tasoilla. Vaiheittain etenevässä arviointiprosessissa asiakkaiden ja kenttätyöntekijöiden näkökulmat menevät johdolle/päättäjille, jotka tarvittaessa tekevät mahdolliseksi muutos-, ja kehittämistoimenpiteiden toimeenpanon.

Kuka voi hyödyntää?

BIKVA-malli sopii erityisesti sosiaalityön aloille ja toimijoille, jotka haluavat saada tietoa asiakkailta toiminnan kehittämiseksi. BIKVA-mallin toteutusta helpottaa se, että arvioijalla on aiempaa arviointiosaamista sekä tietoa mallista. Arvioijalla on hyvä olla myös tietoa arviointiprosessin mahdollisista ongelmista.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

BIKVA-malli on monivaiheinen ja melko työläs prosessi, joten siihen kannattaa varata aikaa ja tehdä toteuttamisaikataulu. Valmistautuminen tulee tehdä huolella, sillä arvioinnissa voi tulla eteen paljon ristiriitoja. Arvioitsijalla tulee olla myös ymmärrys asiakkaiden toimintaympäristöstä ja tilanteesta. Arvioinnissa käsitellään asiakkaiden kokemuksia ja tuntemuksia nykyisistä toimintatavoista, jotka välitetään kenttätyöntekijöille ja siitä edelleen johdolle. Haastattelijalla tulee olla käytössä yhteydenottovälineet asiakkaisiin (voi tehdä kirjallisesti tai suullisesti esim. puhelimitse) sekä haastattelussa muistiinpanovälineet tai mahdollisesti nauhuri, mikäli haastattelut nauhoitetaan.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Krogstrup. H. K. (2004) Asiakaslähtöinen arviointi - BIKVA-malli. Hyvät käytännöt -menetelmäkäsikirja. FinSoc Arviointiraportteja 1/2004. Helsinki, Stakes.

Työkalu käyttöohjeineen

BIKVA – Asiakaslähtöinen arviointimalli

CAF Yhteinen arviointimalli

CAF (Common Assessment Framework) eli yhteinen arviointimalli on tarkoitettu toiminnan kokonaisvaltaiseen arviointiin ja kehittämiseen.

Missä tilanteessa?

Yhteisen arviointimallin sisältö ja rakenne noudattelevat samaa logiikkaa kuin Euroopan laatupalkintomalli (EFQM). Malli soveltuu hyvin laatutyönsä varhaisessa vaiheessa oleville organisaatioille itsearviointiin. Mallin perusajatuksena on kokonaisvaltainen laadunarviointi, jossa tarkastellaan organisaation toimintatapoja ja tulosalueita. Tavoitteena on löytää toimintatavat, joilla saavutetaan mahdollisimman hyviä tuloksia. Mallia voi hyödyntää myös vertaisarvioinnissa.

Kuka voi hyödyntää?

Mallin käyttöä suositellaan ensisijaisesti kokonaistoiminnasta vastuussa oleville.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

CAF-menetelmän ohjeistukseen on hyvä perehtyä ennakkoon. Itsearviointiosuuden toteuttamiseen on hyvä varata yksi päivä. Pilottitestauksissa menetelmä on kuvattu helpoksi käyttää ja hyväksi menetelmäksi organisaatiolle, joka haluaa alkaa kehittämään laatua.

Lisätietoja ja kirjallisuus

CAF kehitettiin julkisen sektorin arviointia varten 1990-luvun lopulla. Malli on tarkoitettu myös helpottamaan yksityiskohtaisimpien arviointikriteeristöjen, kuten EFQM -mallin käyttöön ottoa.

The Common Assessment Framework (CAF) (2013). Improving Public Organisations through Self-Assessment. The European Network of National CAF Correspondents and the European CAF Resource Centre at EIPA.

Yhteinen arviointimalli (CAF) (2002). Organisaation kehittäminen itsearvioinnin avulla. Valtiovarainministeriö.

CAF-dokumentteja. Valtionvarainministeriö. Viitattu 23.4.2013.

Oksanen, R. CAF itsearviointi johtamisen tukena. Esitys Kuntamarkkinoilla 12.9.2012.

Työkalu käyttöohjeineen

CAF Yhteinen arviointimalli

Delfoi

Anonyymit asiantuntijat tulevaisuuden tai hämärän peitossa olevan asian hahmottamisen tukena.

Missä tilanteessa?

Delfoi-menetelmä on tulevaisuuden näkymiä kartoittava asiantuntijamenetelmä, joka on käyttökelpoinen ennakkoarvioinnissa tai toimintaa suunniteltaessa. Tavoitteena on hankkia tarkkaan valitulta asiantuntijapaneelilta (<15 hlöä) erilaisia näkökulmia, hypoteeseja ja väitteitä johonkin teemaan ja löytää niistä joko jaettuja tai erimielisiä yhteisönäkemyksiä toiminnan suunnittelun tueksi. Tietoa kerätään asiantuntijoilta kahden-kolmen toisiaan seuraavan kysely- ja/tai haastattelukierroksen avulla. Tunnusomaista menetelmässä on asiantuntijoiden tunnistamattomuus eli asiantuntijat esittävät ja perustelevat väitteitään tietämättä, keitä muita asiantuntijoita on mukana.

Kuka voi hyödyntää?

Kuka tahansa, joka on kiinnostunut kartoittamaan toimintansa tulevaisuuden näkymiä ja tarpeita ja ennen kaikkea valmis käyttämään aikaa menetelmän toteutukseen. Menetelmän toteutuksessa on hyötyä aikaisemmasta arviointikokemuksesta.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Toteutukseen tulee varata aikaa sen mukaan, kuinka monta kierrosta käydään, millä menetelmällä kyselyt toteutetaan (haastattelu/kysely/sähköinen kysely) ja kuinka paljon asiantuntijoita on mukana. Toteutus kannattaa suunnitella huolella ja varata realistisesti aikaa myös kyselyiden/haastatteluiden analysointiin. Asiantuntijalausuntojen analysoiminen ja niiden koonti vie aikaa. Välineiksi riittää toteutustavasta riippuen tietokone.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Kuusi, O. (2002) Delfoi-menetelmä. Teoksessa Kamppinen, M., Kuusi, O. & Söderlund, S. (toim.) Tulevaisuudentutkimus. Perusteet ja sovellukset. Helsinki: Suomen Kirjallisuuden Seura, 204-225.

Aalto-Kallio, M., Saikkonen, P. & Koskinen-Ollonqvist, P. (2009) Arvioinnin kartalla – matka teoriasta käytäntöön. Terveyden edistämisen keskuksen julkaisuja 7/2009. Helsinki: Terveyden edistämisen keskus.

Työkalu ohjeineen

Delfoi

EFQM Laatupalkintomalli

Työkalu organisaation johtamiseen, arvioimiseen ja kehittämiseen.

Missä tilanteessa?

Euroopan laatupalkintomalli on organisaation johtamisen, arvioinnin ja kehittämisen väline. Tavoitteena on toiminnan jatkuva parantaminen. Ajatuksena on, että organisaatio määrittelee osana strategista suunnittelua ne tulokset, jotka se haluaa saavuttaa. Tulosten saavuttamiseksi organisaation tulee suunnitella ja kehittää yhdenmukaiset ja järkevät toimintatavat. Näitä toimintatapoja tulee puolestaan soveltaa käytäntöön järjestelmällisesti. Toimintatapoja ja niiden soveltamista arvioidaan ja parannetaan jatkuvasti.

EFQM-mallin avulla voidaan arvioida koko organisaation tai sen osan toimintaa, ja sitä voidaan käyttää kehitystä ohjaavana järjestelmänä. Mallin perusajatuksena on ollut luoda tehokas työkalu nykyisen toiminnan mittaamiseen, parantamiseen ja seurantaan sekä kehittämiskohteiden löytämiseen ja kehittymisen seurantaan.

EFQM -malli perustuu viiteen toimintatapoja (johtajuus, henkilöstö, toimintaperiaatteet ja strategia, kumppanuudet ja resurssit, prosessit) ja neljään tuloksia (henkilöstö, asiakas, yhteiskunnalliset, suorituskyky) kuvaavaan arviointialueeseen. Toimintatapojen arvioinnissa keskitytään kysymyksiin: mitä tehdään ja millä tavalla. Lopuissa neljässä keskitytään tulosten arvioimiseen: osoittavatko tulokset myönteistä kehitystä ja hyvää suorituskykyä, ovatko tulokset hyviä muihin verrattuna, ovatko tulokset seurausta toimintatavoista ja miten kattavia tulokset ovat.

EFQM kuvio

Kuka voi hyödyntää?

Menetelmä edellyttää arvioinnin perusasioiden hallintaa ja soveltuu parhaiten suurehkoille järjestöille. Menetelmä voi olla jatkuvassa käytössä toiminnan kehittämisen tukena tai toiminnan arvioinnin tilanteessa.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Edellyttää tutustumista menetelmäkuvaukseen ja -oppaaseen.

Lisätiedot ja kirjallisuus

EFQM:n (European Foundation for Quality Management) perustivat 14 johtavaa eurooppalaista yritystä vuonna 1988. Heidän tavoitteenaan oli edistää erinomaisuuden kehittymistä Euroopassa ja parantaa eurooppalaisten yritysten menestymistä globaaleilla markkinoilla. EFQM -itsearviointimalli (The EFQM Excellence Model) otettiin käyttöön vuonna 1991, ja se on käytössä laajasti yli 20 000 eurooppalaisessa organisaatiossa. Euroopan laatupalkintomalli (EFQM) on alun perin kehitetty Euroopan laatupalkintokilpailun arviointityökaluksi, jonka avulla kilpailuun osallistuvat organisaatiot voidaan asettaa paremmuusjärjestykseen.

Euroopan laatupalkintomalli julkisella sektorilla. Näkökohtia itsearviointiin ja mallin käyttöön toiminnan kehittämisessä (2001) Suomen Kuntaliitto ja Valtionvarainministeriö.

www.oph.fi

www.laatukeskus.fi

Ennakkoarviointi erilaisten vaikutusten tunnistamiseksi

Päätöksenteon tueksi vaihtoehtoja ja näkökulmia

Ennakkoarviointi toimii suunnittelun ja päätöksenteon apuvälineenä. Ennakkoarvioinnissa kuvataan käsiteltävään asiaan liittyen erilaisia vaihtoehtoja ja näkökulmia hyödyntämällä erilaisia lähdetietoja.

Ennakkoarvioinnissa tuotetaan tietoa erilaisista vaikutuksista, jonka pohjalta on mahdollista tehdä paras mahdollinen kokonaisratkaisu. Ennakkoarviointi tekee suunnittelun ja päätöksentekoprosessin avoimeksi. Helpoiten vaihtoehdot kuvataan yhteenvetotaulukon tai -lomakkeen avulla. Taulukosta nähdään, mitä tapahtuisi tietystä päätöksestä.

Tuttuja ennakkoarviointiinkin liittyviä terveyden ja hyvinvoinnin kehittämiseen liittyviä työkaluja ovat ihmisiin kohdistuvien vaikutusten arviointi (IVA), jonka osaksi useimmiten liitetään myös terveysvaikutusten arviointi (TVA) sekä sosiaalisten vaikutusten arviointi (SVA). Tässä esitetty taulukko on sovellettu ns. karvalakkimalli.

Missä tilanteessa?

Käyttökelpoinen silloin, kun arvioidaan ennalta erilaisten ratkaisujen ja/tai päätöksien vaikutuksia tiettyyn tilanteeseen esim. erilaisten rahoitusvaihtoehtojen vaikutuksia toiminnan jatkumiseen, laajentamiseen tai vaikkapa kokonaan lopettamiseen ja mitä vaikutuksia sillä on esim. eri toimijoiden näkökulmasta. Ennakkoarviointi tekee näkyväksi eri vaihtoehdot ja helpottaa ratkaisujen tekemistä.

Kuka voi hyödyntää?

Kuka tahansa, joka kokee tarpeelliseksi arvioida toimintaa ennalta erilaisten vaikutusten kannalta, mutta erityisen hyödyllinen silloin, kun ollaan tekemässä ratkaisevia päätöksiä toiminnoista.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Erityisvälineistöä ei välttämättä vaadita, mutta arvioinnille kannattaa tehdä työsuunnitelma ja riittävän hyvä pohjatyö ja tausta-aineiston kokoamiseen on lopputuloksen kannalta tärkeää. Aineistoa voi kerätä eri asianosaisilta, tutkimuksista ja muista olennaisista dokumenteista. Mahdollisen haastattelu- ja/tai kyselyaineiston ja kirjallisen materiaalin läpikäyntiin on hyvä varata aikaa.

Lisätietoja IVA- ja TVA-arvioinnista

Ihmisiin kohdistuvien vaikutusten arvioinnista (IVA) esim. täältä

Terveysvaikutusten arvioinnista (TVA) esim. täältä

Työkalu ohjeineen

Ennakkoarviointi erilaisten vaikutusten tunnistamiseksi

Järjestövisiitti

Kevyt vertaisarvioinnin ja -oppimisen tapa.

Missä tilanteessa?

Järjestövisiitti on kehittävän vertaiskäynnin sovellus, mutta luonteeltaan epämuodollisempi ja kevyempi. Järjestövisiitti on helposti toteutettava järjestöjen välisen jakamisen ja keskinäisen arvioinnin menetelmä. Ideana on, että järjestö arvioi ensin itse itseään ja peilaa omaa arviotaan keskustelussa toisen järjestön kanssa.

Kuka voi hyödyntää?

Kaikki kiinnostuneet voivat käyttää tätä menetelmää.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Ei vaadi erityisresursseja.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Hellstén, K., Outinen, M. ja Holma, T. (2004). Kehittävä vertaiskäynti – työväline laadunhallintaan. Aiheita 31/2004. Helsinki: Stakes.

Seppänen-Järvelä, R. (toim.) (2005) Vertaismenetelmät kehittävän arvioinnin välineinä. Helsinki: Stakes.

www.op-opintokeskus.fi

Työkalu käyttöohjeineen

Järjestövisiitin vaiheet ovat seuraavat:

  1. Valitaan aihe ja etsitään kumppani.
  2. Vaihtoehtoisesti voidaan ensin etsiä vertailukumppania ja sopia sen jälkeen keskustelun teema.
  3. Suunnitellaan vierailu: teema, päivämäärä, paikka, osallistujat.
  4. Valmistaudutaan vierailuun: etsitään tietoa omaan toimintaan liittyen, toteutetaan itsearviointi.
  5. Tapaamisen dokumentointi.
  6. Kehittämistoimenpiteistä päättäminen.

Jäsenjärjestöavustus, hakemus- ja selvityslomake

Missä tilanteessa?

Keskusjärjestöt voivat käyttää lomakkeita jakaessaan toiminta-avustuksia jäsenyhdistyksilleen. Lomakkeet on tehty RAY:n jäsenjärjestöavustuksen jakamiseen ("toimintatonni"), mutta lomakkeita voi käyttää myös muun kuin RAY-avustuksen yhteydessä.

Hakulomakkeeseen yhdistys kirjaa lyhyesti toiminnot, joihin hakee avustusta. Selvityslomake auttaa jäsenyhdistyksiä keräämään tietoa avustetusta toiminnasta sekä pohtimaan toiminnan onnistumista ja kehittämistarpeita. Selvityslomakkeen avulla myös keskusjärjestö kerää tarvittavan seurantiedon RAY:lle.

Kuka voi hyödyntää?

Järjestöt, jotka myöntävät avustuksia jäsenyhdistyksilleen.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Liitteenä olevat lomakkeet ovat malleja, joita keskusjärjestöt voivat käyttää tai kehittää edelleen. Lomake on word-tiedostona, johon on helppo esim. lisätä rivejä tarpeen mukaan. Kursiivilla kirjoitetut kohdat järjestö täyttää itse.

Lomakkeet voi lähettää sähköpostilla tai tarvittaessa postissa. Hakemus ja selvityslomake toimivat parhaiten verkossa kyselyohjelmien avulla (esim. Webropol tai SurveyPal). Tällöin tietojen käsittely on helppoa ja pidemmän ajan seuranta mahdollistuu.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Hakemus- ja selvityslomakemalli on tehty Muistiliiton käyttämien lomakkeiden pohjalta.

Tietoa RAY:n jäsenjärjestöavustuksista löytyy RAY:n sivulta.

Lomakkeet

Hakemus

Selvitys avustuksen käytöstä

Kokonaistoiminnan suunnittelun ja arvioinnin työkalut

Työkaluja kokonaistoiminnan suunnitteluun, arviointiin ja kehittämiseen.

Missä tilanteessa?

Työkaluja voidaan käyttää kokonaistoiminnan suunnittelussa, ohjauksessa, itsearvioinnissa ja kehittämisessä.

Kuka voi hyödyntää?

Työkaluja voivat hyödyntää kaikki kokonaistoiminnan suunnitteluun ja arviointiin osallistuvat.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, resurssit)

Työkalujen käyttö vaatii ymmärryksen kokonaistoiminnan eri osa-alueista ja niiden suhteista. Parhaimman hyödyn työkaluista saa, kun niiden soveltamisesta ja käytöstä on yhteisesti sovittu  organisaatiossa.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Kokonaistoiminnan työkaluja kehitettiin JÄRVI-hankkeessa (2005–2009), ja kehittämisessä olivat mukana A-klinikkasäätiö, Eläkeliitto ry, Ensi- ja turvakotien liitto ry, Hämeenlilnnan Setlementti ry, Keliakialiitto ry, Psoriasisliitto ry ja Yhden vanhemman perheiden liitto ry.

Työkalut käyttöohjeineen

Toiminnan ja ohjauksen yhteiskehä

Kokonaistoiminnan itsearviointitaulukko

Looginen viitekehys

Loogista suunnittelua ja arviointia.

Missä tilanteessa?

Loogisen viitekehyksen työkalu soveltuu käytettäväksi hankkeen/toiminnan eri vaiheiden hahmottamisessa helpottaen suunnittelua, toteutusta, seurantaa ja onnistumisen arviointia. Loogista viitekehystä voi käyttää tilanneanalyysin apuvälineenä, hierarkisten suhteiden kuvauksessa, tavoiteasettelun välineenä, riskianalyysissä ja arvioinnin välineenä.

Loogisen viitekehyksen vahvuutena on se, että se pakottaa loogiseen suunnitteluun, auttaa näkemään riskit ja toiminnot, joihin projektilla/toiminnalla ei voida vaikuttaa, auttaa tekemään valintoja ja on tiivis, selkeä ja ymmärrettävä kuvaus hankkeesta.

Kuka voi hyödyntää?

Järjestöt voivat hyödyntää loogista viitekehystä sekä toiminnan suunnittelussa että seurannassa.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Looginen viitekehys on hyvä, mutta etenkin ensimmäisellä kerralla melko työläältä vaikuttava suunnittelun väline. Menetelmän ohjeistukseen on hyvä tutustua ennakkoon ja esimerkiksi sen toiminta- tai hankesuunnitelmaa tehtäessä aikaa on hyvä varata ainakin yksi kokonainen päivä. Ongelma-analyysi- ja suunnitteluvaiheisiin on hyvä saada mukaan myös sidosryhmien edustajia.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Looginen viitekehys (engl. Logical Framework Analysis/Approach, lyh. LFA) on alunperin kehitetty 1969 USA:ssa USAID:ssa (the United States Agency for International Development). Sitä on hyödynnetty laajasti erilaisissa toiminnoissa niin Suomessa kuin ulkomailla. Laajan suosion johdosta erityisesti englanninkielistä materiaalia työkalusta löytyy runsaasti internetistä.

Loogisen viitekehyksen verkkokoulutus – kokonaisuus itseopiskelua varten. Kuntaliitto. 

Rasimus, J. (2001) Loogisen viitekehyksen lähestymistapa (LFA) 30.9.2011. Kurssiesitys. Kehys ry.

Guidelines for Programme Design, Monitoring and Evaluation. Ulkoasiainministeriön julkaisuja.

Työkalu käyttöohjeineen

Loogisen viitekehyksen ohjepaperi

Looginen viitekehys -matriisi

Max Peberdyn kolme kysymystä

Helppo työkalu arviointikysymysten äärelle.

Mihin soveltuu?

Max Peberdyn kehittämä työkalu sopii projektin ja koko toiminnan väli- tai jälkiarviointiin.

Kuka voi hyödyntää?

Työkalua voi käyttää itsearviointiin tai ulkoisen arvioinnin yhtenä välineenä.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Työkalu ei vaadi erillisiä resursseja ja sen avulla voi tehdä hyvinkin nopeasti pika-arvioinnin hankkeesta, kokonaistoiminnasta tai vaikkapa koulutuksesta.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Max Peberdy on kouluttanut Suomessa muun muassa KIOSia ja KEPAa hankkeiden arviointiin.
Max Peberdyn diaesitys Tiekarta ja kolme universaalia kysymystä.
Peberdy Max, Silfverberg Paul, Methven Sara, Bakewell Oliver 2005. Evaluation of the Service Centre for Development Cooperation in Finland. Report 2005:5. (suom. lyhennelmä Paul Silfverberg).

Työkalu ohjeineen

Max Peberdyn kolme universaalia kysymystä

Onnistumiskartoitus

Kun halutaan pohtia toiminnan onnistumista jälkikäteen.

Missä tilanteessa?

Onnistumiskartoitus on menetelmä, jolla luodaan katsaus tehtyyn projekti- ja arviointityöhön.Onnistumiskartoitus tukee päätöksentekoa nostamalla tehdystä työstä esille niitä asioita, jotka koettiin työtä edistäviksi tai haittaaviksi. Tavoitteena on oppia projektissa tehdystä työstä ja huolehtia siitä, että saatua oppia hyödynnetään myös jatkossa. Onnistumiskartoitusta voidaan hyödyntää mm. organisaation johtamisessa, projektityöskentelyssä, strategiatyössä, laadun varmistamisessa, tulosten eteenpäin viemisessä ja viestinnän apuvälineenä. Työvälineen sisältöjä voi muokata ja soveltaa omiin tarkoituksiin sopivaksi.

Kuka voi hyödyntää?

Kaikki projektin toiminnassa mukana olleet. Mitä useampi henkilö keskustelee kartoitusta tehtäessä, sitä monipuolisempia näkökulmia esiin nousee.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Kartoituksen käyttö on nopeaa ja helppoa. Käyttö vaatii toimivan Excel-taulukkolaskentaohjelman, joka kuuluu Office-pakettiin ja on useimmilla.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Onnistumiskartoitus laadittiin JÄRVI-hankkeen pilottiryhmän yhteisenä työskentelynä. Kehittelyssä mukana olivat: Aivohalvaus- ja dysfasialiitto, Iholiitto, Atopialiitto, Itä-Helsingin lähimmäistyö Hely, Jyväskylän päihdepalvelusäätiö, Keliakialiitto, Kansalaisjärjestöjen ihmisoikeussäätiö KIOS, Kuulonhuoltoliitto (Kuuloliitto), Mannerheimin Lastensuojeluliiton Kainuun piiri, Pelastakaa Lapset ry, Rainasäätiö, Suomen Monikkoperheet ry, Vanhus- ja lähimmäispalvelun liitto ry ja Vanhusten Palvelutaloyhdistys ry.

Työkalu käyttöohjeineen

Onnistumiskartoituspohja

Osallisuuden arviointi asiakastyössä

Osallisuustoiminnan nykytilan arviointiin ja kehittämiseen

Missä tilanteessa?

Tässä esiteltävä työkalu on sovellus Helsingin Nuorisoasiainkeskuksen nuorten osallisuuden arviointiin laaditusta arviointilomakkeesta (ks. alkup. lähde lisätiedoista). Työkalu soveltuu osallisuuden arviointiin ja sillä saadaan esille osallisuustoiminnan nykyinen taso, jonka perusteella voidaan aloittaa kehittämistoimet niillä osa-alueilla, joissa osallisuutta ei ole vielä odotetulla tavalla huomioitu. Sopivaksi seuranta-ajaksi alkuperäisen työkalun laatijat ovat suositelleet 3-6 kuukautta, jonka jälkeen arviointi tehdään uudelleen.

Kuka voi hyödyntää?

Alkuperäinen työkalu on tarkoitettu työyhteisön itsensä toteuttamaksi ja myös tässä työkalu on suunniteltu työyhteisön ja/tai palvelua tarjoavan ammattilaisen arviointivälineeksi.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Erityisiä välineitä työkalun käyttöönotto ei vaadi. Mikäli arviointi toteutetaan ryhmässä/työyhteisössä, kannattaa sen työstämiseen ja keskusteluun sekä mahdollisten kehittämistä vaativien toimenpiteiden käyttöönoton suunnitteluun varata aikaa muutama tunti sekä sopia samalla seuranta-ajasta, milloin tilannetta arvioidaan uudelleen.

Lisätiedot

Alkuperäinen työkalu on Helsingin Nuorisasiainkeskuksen laatima.

Alkuperäinen työkalu 

Työkalu ohjeineen

Osallisuuden arviointi asiakastyössä

Paikallisyhdistyksen itsearviointilomake

Paikallisyhdistyksen toiminnot arvioinnin alle.

Missä tilanteessa?

Lomaketta voidaan käyttää säännölliseen arviointiin. Sitä ei ole tarkoitettu ”kriisiarviointivälineeksi”. Arviointi tapahtuu aina yhdistyksen tarpeiden mukaan,esimerkiksi vuosittain tai hallituskausittain. Arviointi voi toimia myös suunnannäyttäjänä ja suunnitteluvälineenä hyvissä ajoin ennen toimintasuunnitelman tekoa. Paikallisen yhdistystoiminnan arviointia tarvitaan perustehtävän kirkastamiseksi ts. tehdäänkö oikeita asioita oikeaan aikaan. Arviointi auttaa nostamaan esiin yhdistyksen vahvuudet, kannustaa uuden oppimiseen ja innostaa toimijoita kehittämään ja parantamaan yhdistystoimintaa.

Kuka voi hyödyntää?

Tämä arviointiväline on tarkoitettu paikallisyhdistyksen hallituksen (laajennettuna muilla avainhenkilöillä tarpeen mukaan) itsearviointivälineeksi. Lomake soveltuu myös sellaisille yhdistyksille, joissa kaikki toimijat ovat vapaaehtoisia.

Arviointivälineellä on muitakin käyttömahdollisuuksia. Arviointilomake voi toimia keskustelun pohjana yhdistyksen jäsentapaamisissa. Lomakkeen eri osa-alueita voi käyttää mm. jäseniltojen/kerhojen tapaamisten aiheina.

Aluetyöntekijät voivat käyttää paikallisyhdistyksen arviointilomaketta työkaluna yhdistystapaamisissa ja yhdistystoiminnan kehittämisessä.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Paikallisyhdistyksen itsearviointilomake kehitettiin JÄRVI-hankkeen pilottiryhmässä. Mukana kehittämisessä olivat Balanssi ry, Helsingin Hengitysyhdistys ry, Mannerheimin Lastensuojeluliitto ry, Mannerheimin Lastensuojeluliitto ry/Kainuun piiri, Suomen Selkäliitto ry & Suomen Valkonauhaliitto.

Jurvansuu S. (2002) Paikallisyhdistysten menestystekijät. Tutkimus kansalaistoiminnan hyvistä käytännöistä. Sarja A. Tutkimuksia 2. Humanistinen ammattikorkeakoulu.

Työkalu käyttöohjeineen

Arviointia ei ole syytä tehdä vain arvioinnin vuoksi. Tämän työkalun avulla hallitus voi muodostaa yhdistyksen toiminnasta / tilanteesta profiilin. Arviointivälineellä voidaan löytää sekä yhdistyksen vahvuudet että kehittämistä vaativat kohteet. Jos on joku väittämä on saanut paljon arvioita 8–10, yhdistys voi olla tyytyväinen. Jos numerot ovat puolestaan alhaisia, on syytä pysähtyä pohtimaan, missä on vika. Myös silloin, kun yksi antaa alhaisen numeron ja toinen korkean, on erityisen tärkeää keskustella, mistä tämä johtuu.

Puheenjohtaja tai joku muu nimetty henkilö laatii koosteen vastauksista. Hallitus keskustelee tuloksista ja päättää, mitä asioita viedään jatkokäsittelyyn ja millä tavoin.

Paikallisyhdistyksen arviointilomake

Parastaminen (Benchmarking)

Oppia esikuvilta.

Missä tilanteessa?

Menetelmä soveltuu käytettäväksi erityisesti silloin, kun johonkin toimintaan kaivataan näkökulmaa: uutta näkökulmaa, vertaisnäkökulmaa tai erilaisia ratkaisumalleja. Benchmarking on toiminnan kehittämismenetelmä, jossa omaa toimintaa verrataan muualla tapahtuvaan joko parhaaseen tiedossa olevaan tai paremmin sujuvaan toimintaan. Vertailukehittämisen ideana on tunnistaa tietoja ja taitoja, joita voidaan hyödyntää oman toiminnan kehittämisessä. Kyse on oppimisprosessista. Tietoja ja toimintaa vertaillaan joko tapaamisten tai tunnuslukujen avulla.

Kuka voi hyödyntää?

Vertailukehittäminen soveltuu hyvin käytettäväksi järjestötoiminnassa.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Benchmarking-käynti on hyvä suunnitella huolella. Etukäteissuunnittelu sisältää arvioinnin kohteen ja benchmarking-kumppanin valitsemisen, perehtymisen omaan ja kumppanin toimintaan ja kysymysten valmistelun tapaamista varten. Tapaamisen jälkeen aineisto analysoidaan ja sen pohjalta tehdään kehittämistoimenpidesuunnitelma. Benchmarking voidaan toteuttaa myös muilla tavoin, kuten etsimällä tietoa parhaista käytännöistä eri artikkeleista, kirjoista tai Internetistä järjestöjen ja yritysten kotisivuilta.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Aalto-Kallio, M., Saikkonen, P. & Koskinen-Ollonqvist, P. (2009) Arvioinnin kartalla – matka teoriasta käytäntöön. Terveyden edistämisen keskuksen julkaisuja 7/2009. Helsinki: Terveyden edistämisen keskus.

Keränen, H. (2002) Itsearviointityökirja. Luonnos 11/2002.

Työkalu käyttöohjeineen

Benchmark-käynnin toteuttaminen

Perinteiset aineistonkeruumenetelmät

Laadullisia ja määrällisiä aineistoja ja niiden keruutapoja arviointitarpeen mukaan.

Millaista aineistoa tulisi kerätä?

Arviointiaineiston laatu ja määrä määrittyvät sen perusteella, millainen tieto on arvioinnin kannalta merkityksellistä. Ydinkysymyksiä aineiston koostamisessa ovat:

  • Milllainen tieto auttaa arviointikysymyksiin vastaamisessa?
  • Kenen näkökulma on oleellinen? Mitä tulee huomioida tiedonkeruussa, kun tietoa kootaan erilaisilta toimijoilta?
  • Millaista tietoa rahoittaja toivoo: lukuja vai kuvailevaa tietoa ja kenen näkökulmista?
  • Minkämuotoinen tieto tukee kehittämistyötä?

Mikä ero on arviointityökaluilla ja perinteisillä aineistonkeruumenetelmillä?

Työkalut ovat arvioinnin ja toiminnan työmenetelmiä, joiden tuotoksia voidaan dokumentoituina hyödyntää arvioinnin aineistoina. Aineistonkeruumenetelmät ovat puolestaan suunniteltu pääasiassa aineiston keruuseen. Molempia voi hyödyntää vapaasti arvioinnissa.

Laadullista vai määrällistä aineistoa?

Arviointiaineistot jaetaan perinteisesti laadulliseen ja määrälliseen. Laadullisen ja määrällisen menetelmäsuuntauksen välistä eroa usein korostetaan, vaikka molempia suuntauksia voidaan käyttää myös samassa tutkimuksessa ja molemmilla suuntauksilla voidaan selittää, tosin eri tavoin, samoja tutkimuskohteita.

Määrällisessä tutkimuksessa ollaan usein kiinnostuneita erilaisista luokitteluista, syy- ja seuraussuhteista, vertailusta ja numeerisiin tuloksiin perustuvasta ilmiön selittämisestä. Määrälliseen menetelmäsuuntaukseen sisältyy runsaasti erilaisia laskennallisia ja tilastollisia analyysimenetelmiä.

Laadullisessa eli kvalitatiivisessa tutkimuksessa pyritään ymmärtämään kohteen laatua, ominaisuuksia ja merkityksiä.

Laadullisia aineistonkeruumenetelmiä ovat mm.

  • Haastattelut
  • Havainnointi
  • Kyselyt
  • Tarinat
  • Simulointi
  • (Valo)kuvat ja videot
  • Muut valmiit aineistot – mm. pöytäkirjat, päiväkirjat, esitykset ym. tuotokset, jotka liittyvät arvioitavaan asiaan tai toimintaan.

Määrällisiä aineistonkeruumenetelmiä ovat mm.:

  • Kyselyt
  • Mittaukset ja testaukset
  • Havainnointi määrällisistä asioista
  • Asiakasrekisteriotteet
  • Muut valmiit aineistot – mm. tilastot ja aiempien vuosien vuosikertomukset jne.

Muista!

  • Suuren aineiston hankkiminen ei ole itsetarkoitus – muista että kerätty aineisto tulee myös analysoida
  • Arvioinnin tarkoitus, kohde ja näkökulma, arviointikysymykset määrittävät aineiston keruuta – arvioi aineistonkeruumenetelmää valittaessa sitä, saadaanko sillä kerättyä tietoa, joka vastaa arvioinnin tarpeeseen ja arviointikysymyksiin ja että onko tieto kohteen ja näkökulman kannalta oleellista.
  • Selkeät arviointikysymykset – palaa niihin säännöllisesti aineistonkeruun eri vaiheissa
  • Hyödynnä valmiit aineistot

Lisätiedot ja kirjallisuus

Menetelmäpolkuja humanisteille. Jyväksylän yliopiston avoimet verkkomateriaalit. (Viitattu 29.4.2013)

Arvioinnin jatkokoulutus-materiaalit. SOSTE Suomen sosiaali ja terveys ry.

Riskien arviointi

Tavoitteen saavuttamisen edistämiseksi

Riskien hallinta on yksi tärkeimmistä tehtävistä, jotta toimintaa voi ohjata haluttuun suuntaan, tavoitteet on mahdollista saavuttaa ja mahdollisuudet tulee käytettyä hyväksi. Riskien arviointi auttaa hahmottamaan tekijöitä, jotka voivat estää tai hidastaa toiminnan etenemistä tai vahingoittaa toimintaa. Riskien arviointi perustuu toiminnassa mukana olevien ihmisten tietojen hyödyntämiseen ja yhteistyössä ideointiin ja pohtimiseen.

Missä tilanteessa?

Riskianalyysi on kannattavaa tehdä erityisesti toimintojen käynnistämisvaiheessa (esim. hankkeen alkaessa) ja siihen kannattaa palata säännöllisin väliajoin ns. seurantatyyppisesti esim. kaksi kertaa vuodessa. Soveltuu sekä pienempien että isompien kokonaisuuksien arviointiin.

Kuka voi hyödyntää?

Kaikki asianosaiset. On tärkeää, että asiaa tarkastellaan eri näkökulmista. Kaikkein paras lähtökohta arvioinnille on se, että mukana on myös henkilö, jolla on heti valtuuksia päättää mahdollisista korjattavista toimenpiteistä.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Ei vaadi erityisvälineistöä.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Riskien arviointiin on erilaisia menetelmiä ja välineitä. Tässä tuotu esimerkki on sovellus ehkä tyypillisimmistä riskien arvioinnin asetelmasta ja suunniteltu yhdistettäväksi SWOT-analyysiin. Pelkästään googlaamalla löydät runsaasti tietoa riskien arvioinnista

Työkalu ohjeineen

Riskien arviointi

Sinisen valtameren strategia

Sinisen valtameren strategia (engl. Blue Ocean Strategy) antaa uuden lähestymistavan toiminnan kehittämiseen.

Missä tilanteessa?

Sinisen meren strategian soveltaminen sopii tilanteisiin, joissa mietitään toiminnan uusia suuntia. Sinisen meren strategia on alun perin kehitetty liiketoimintaan, ja sen perusajatuksena on uusien markkinoiden luominen ja löytäminen. Sinisellä valtamerellä viitataan kilpailemattomiin markkinoihin, jotka ovat saavutettavissa. Strategian luojat painottavat, että ei ole olemassa pysyvästi erinomaisia yrityksiä tai toimialoja, vaan menestyvät yritykset ovat valinneet kasvavan alan tai ovat osanneet tehdä oikeita strategisia siirtoja. Sinisen meren strategia sopii myös järjestökentälle, sillä se auttaa järjestötoimijoita tarkastelemaan nopeasti muuttuvaa toimintaympäristöään perinteistä poikkeavista näkökulmista ja hakemaan uudenlaisia toimintamuotoja muuttuviin tarpeisiin. Strategiaa voi esimerkiksi hyödyntää tilanteessa, jossa halutaan tavoittaa uusia jäseniä. Olennaista on siis pohtia kriittisesti sitä, minkälaiset arvot ja uudet toimintamuodot ovat kohderyhmille tärkeitä nyt ja tulevaisuudessa.

Kuka voi hyödyntää?

Sinisen meren strategiaa voi soveltaa kuka tahansa, joka haluaa arvioida ja kehittää toimintaansa sekä etsiä uusia ja innovatiivisia näkökulmia ja ratkaisuja.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Sinisen meren strategian työvälineitä on useita (osa maksullisia), ja niihin tutustuminen ja soveltaminen järjestökentälle voi viedä aikaa, mutta on sitäkin hyödyllisempää ja antaa mahdollisuuden orientoitua työhön eri tavalla. Työkaluja hyödyntävän on myös hyvä varata aikaa ideointiin. Parhaimman hyödyn työkaluista saa, kun niitä soveltaa eri ryhmien aivomyrskyissä ja vapaissa ideointihetkissä. Alle on koottu yhteen tiedostoon muutamia nopeasti käyttöön otettavia työkaluja.

Lisätietoja ja kirjallisuus

Kim, W. Chan & Mauborgne, Renée 2010. Sinisen meren strategia. Talentum.

www.blueoceanstrategy.com

Työkalut käyttöohjeineen

Sinisen valtameren strategia – Työkaluja järjestöille

SUUNTA -työkalu

SUUNTA on työkalu, jota käytetään suunnittelun ja arvioinnin apuna.

Missä tilanteessa?

SUUNTA-työkalun lähtökohtana on rakentaa looginen, arvioitu ja oletuksiltaan kestävä kohta kohdalta rakentuva oman toiminnan suunnitelma. Työkalun avulla toimintasuunnitelmasta tulee johdonmukaisesti etenevä kokonaisuus, jossa eri osa-alueet ja -toiminnot ovat loogisessa suhteessa keskenään. Lopputuloksena on toimintasuunnitelma, jossa sisäinen logiikka syy-seuraus-suhteineen on mietitty.

Kuka voi hyödyntää?

SUUNTA on käyttökelpoinen kaikille, jotka ovat vastuussa jonkun projektin, toiminnon, ohjelman, strategian tms. suunnittelusta ja/tai arvioinnista. Olennaista on, että tekijällä on selkeät perustelut ja ymmärrys siitä, miksi hän uskoo, että toimimalla tietyllä tavalla saavutetaan asetetut tavoitteet ja odotetut tulokset.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

SUUNTA-työkalua voi käyttää joustavasti ja jokainen voi määrittää siihen käytettävän ajan omien tarpeiden mukaan. Työkalua voi esimerkiksi käyttää ajattelua tukevana kysymyspatteristona, kun kirjoittaa toimintasuunnitelmaa. Kukin käyttäjä voi rakentaa itselleen ja organisaatiolleen sopivan toimintasuunnitelman sopivaksi katsomallaan ohjelmalla (esim. Microsoft Office-ohjelmilla (Word, Excel, PowerPoint)

Lisätiedot ja kirjallisuus

SUUNTA-työkalu on tuotettu Terveyden edistämisen keskuksessa. Mallin juuret ovat 1990-luvulla, jolloin lähdettiin yksinkertaistamaan EU:n arviointiasiantuntijoille työkaluksi suositeltua Logical Framework Matrix -mallia (suom. Looginen viitekehys).

Työkalu käyttöohjeineen

SUUNTA -ohjepaperi

SUUNTA -PowerPoint

SUUNTA-esimerkki

SWOT

SWOT on yksi tunnetuimmista ja monikäyttöisimmistä arvioinnin ja kehittämisen työkaluista.

Missä tilanteessa?

Voidaan hyödyntää lähes milloin vain, esimerkiksi ennen toiminnan aloittamista, sen aikana ja lopettamisen jälkeen. Soveltuu sekä pienempien että isompien kokonaisuuksien arviointiin.

Kuka voi hyödyntää?

Kaikki asianosaiset.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Ei vaadi erityisvälineistöä.

Lisätiedot ja kirjallisuus

SWOT-analyysin on aikoinaan kehittänyt amerikkalainen liiketoiminnan ja johdon konsultti Albert Humphrey (1925–2005). Sittemmin SWOT on levinnyt lähes joka alalle yleiseksi kehittämisen välineeksi.

Työkalu ohjeineen

SWOT-analyysi kuvataan usein nelinkenttänä:

  1. Vasemmalle kirjataan arvioitavan asian onnistumista edistävät sisäiset vahvuudet, esimerkiksi toimivat työvälineet ja ammattitaitoinen henkilöstö, ja ulkopuolisen ympäristön tarjoamat mahdollisuudet, esimerkiksi turvattu rahoitus ja sitoutuneet yhteistyökumppanit.
  2. Oikealle puolestaan kirjataan onnistumista mahdollisesti haittaavat sisäiset seikat, kuten esimerkiksi vanhentuneet työvälineet, ja ulkoiset uhat, kuten esimerkiksi rahoituksen ennenaikainen päättyminen ja yllättäen vetäytyvät yhteistyökumppanit.
  3. Kun kaikki kentät on täytetty, voidaan esiin tulleiden asioiden valossa tehdä päätelmiä esimerkiksi siitä, mihin asioihin voidaan itse vaikuttaa ja mitä tulisi jatkossa tehdä onnistumisen edistämiseksi.

SWOT

Täytettävä SWOT – Word

Täytettävä SWOT – PowerPoint

Tasapainotettu tuloskortti (Balanced Scorecard)

Menetelmä strategiseen toiminnanohjaukseen.

Missä tilanteessa?

BSC eli Balanced Scorecard (suom. tasapainotettu tuloskortti) on toiminnanohjauksen suorituskykymittaristo, jota käytetään strategisen johtamisen välineenä. Menetelmä mahdollistaa organisaation suorituskykyyn vaikuttavien syy-seuraussuhteiden ymmärtämisen. Siinä strategia muutetaan käytännön toiminnaksi ja toiminnan tuloksellisuutta seurataan organisaation kriittisiä menestystekijöitä/mittareita vasten. Mittaristo huomioi taloudellisen, asiakkaan (mitataan esim. laatua ja palvelua), sisäisten prosessien (mitataan esim. prosessien läpimenoaikaa ja laatua) sekä innovatiivisuuden ja oppimisen (tarkastelee esim. kykyä kehittää uusia tuotteita) näkökulman. Mittariston avulla pyritään kuvaamaan haluttuja tuloksia ja keinoja, joilla tulokset saavutetaan.

Kuka voi hyödyntää?

Menetelmä on tarkoitettu erityisesti organisaation johdolle koko toiminnan suunnitteluun ja seurantaan sekä toiminnan kehittämiseen lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Erityisiä välineitä tietokoneen lisäksi ei tarvita. Mittariston laadinnan on oltava suunnitelmallista ja sen hyöty perustuu jatkuvaan seurantaan ja toiminnan kehittämiseen sen mukaisesti, millaisia tuloksia mittaristosta saa. Mittaristo on osa perustyötä ja edellyttää aika ajoin (esim. neljännesvuosittain) toiminnan tarkempaa arviointia.

Lisätiedot ja kirjallisuus

www.balancedscorecard.org

Laitinen, E. K. (1998) Yritystoiminnan uudet mittarit. Enterprise Adviser-series. Jyväskylä: Gummeruksen Kirjapaino Oy.

Malmi, T., Peltola, J. & Toivanen, J. (2002) Balanced Scorecard: Rakenna ja sovella tehokkaasti. Helsinki: Kauppakaari.

Työkalu käyttöohjeineen

Tasapainotettu tuloskortti

Tulevaisuuden muistelu

Tulevaisuutta muistellen uusia näkökulmia, toivoa ja laadukkaampaa toimintaa.

Missä tilanteessa?

Tulevaisuuden muistelussa nykyisyyttä lähestytään takautuvasti, tulevaisuudesta käsin. Osanottajia pyydetään eläytymään tilanteeseen, jossa nykyhetkestä on kulunut esimerkiksi vuosi, ja asiat ovat hyvin. Kukin osanottaja kertoo ääneen muodostamansa hyvän tulevaisuuskuvan sekä sen, miten tähän hyvään tilanteeseen päästiin. Lopuksi puhuja kertoo, mistä oli huolissaan vuosi sitten.

Tulevaisuuden muistelu sopii erityisen hyvin tilanteeseen, jossa huomataan, että toiminta ei ole ollut toivotunlaista ja siihen halutaan muutos, mutta ei tiedetä, miten pitäisi edetä ja mitä kannattaisi tehdä. Tarvitaan siis tulevaisuuden toivoa ja tapoja muuttaa suuntaa.

Kuka voi hyödyntää?

Menetelmä on kehitetty moniammatilliseen asiakastyöhön, mutta se soveltuu erinomaisesti myös esimerkiksi verkostomaiseen kehittämistyöhön ja hanketyöhön.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Menetelmä on helppo ja nopea omaksua. Sitä voi myös soveltaa omiin tarpeisiin.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Eriksson, E., Arnkil, T. E., Rautava, M. (2006) Ennakointidialogeja huolten vyöhykkeellä verkostokonsultin käsikirja – ohjeita verkostomaiseen työskentelyyn. Stakesin työpapereita 29/2006. Helsinki: Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskus STAKES.

Kokko, R.-L. (2007) Tulevaisuuden muistelu -palaveri – toiveikkuutta tuottava yhteistyömenetelmä. Yhteiskuntapolitiikka 72 (2007): 2, 166–174.

Työkalu käyttöohjeineen

Tulevaisuuden muistelu

Tulospuu

Visuaalinen ja helppo tapa hahmottaa ja arvioida toimintaa.

Missä tilanteessa?

Tulospuu on hyvin monikäyttöinen ja sitä voidaan hyödyntää osana itse- ja vertaisarviointia. Menetelmä sopii niin väli- kuin loppuarviointeihin. Sen avulla voidaan tarkastella esimerkiksi vapaaehtoistoimintaa, henkilöstön panosta tai laajempia kokonaisuuksia. Tulospuun avulla saadaan koottua yhteen toiminnan haasteet, epäonnistumiset, onnistumiset ja tietotaito. Tiedon avulla voidaan arvioida toiminnan tuloksia, vaikutuksia, onnistumisia ja kehittämistarpeita.

Kuka voi hyödyntää?

Kuka tahansa.

Käyttöön vaadittavat resursit (aika, välineet, aineistot)

Menetelmä ei vaadi erityisresursseja: kynä ja paperi riittävät.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Tulospuu-menetelmä on alunperin kehitetty UNDP:n (YK:n maailmanlaajuinen kehitysyhteistyöverkosto) vapaaehtoisten kokemusten keräämiseen ja tulosten arviointiin.

United Nations Volunteers, Evaluation Unit (2011) Assessing the contribution of volunteering to development. A participatory Methodology. Handbook for UN
Volunteers, Programme Officers and Managers.

Työkalu käyttöohjeineen

Tulospuu

Täydennettävät lauseet

Menetelmän lauseet johdattelevat itsearviointiin arjessa.

Mihin soveltuu?

Työkalua voi käyttää palautteen keräämiseen järjestön avainhenkilöiltä sekä aktiiviseen oman työn reflektointiin. Projektipäällikkö tai toiminnanjohtaja voi kerätä työkalulla palautetietoa työntekijöiltä, luottamushenkilöiltä tai vapaaehtoisilta. Täydennettävien lauseiden avulla saadaan esille ennen kaikkea vastaajan henkilökohtaista kokemustietoa projektista tai järjestön toiminnasta. Työkalu on osallistava ja auttaa näin toiminnassa mukana olevien henkilöiden motivoinnissa ja sitouttamisessa.

Missä tilanteessa?

Työkalua on voi käyttää hyvinkin vapaasti: voi käyttää kaikkia kysymyksiä tai valita sopivat kysymykset. Voi myös antaa koko listan ryhmälle ja vastaajat voivat täyttää valitsemansa lauseet. Lauseenalkuja voi keksiä myös itse lisää!

Käyttöön vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Työkalu ei edellytä erityisresursseja.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Täydennettävät lauseet -työkalu on syntynyt JÄRVI-hankkeessa (2005-2009) ja sen kehittämisestä on vastannut Pilottiryhmän alaryhmä 2-3, joka keskittyi arvioinnin pohtimiseen projektin ja prosessin aikana.

Työkalu käyttöohjeineen

Täydennettävät lauseet

Ulkoisen arvioinnin tilaamisen tarkistuslista

Apua ulkoisen arvioinnin tilaamisen vaiheisiin.

Missä tilanteessa?

Ulkoisen arvioinnin tilaamisen tarkistuslista on käyttökelpoinen, kun ollaan suunnittelemassa ja toteuttamassa ulkoisen arvioinnin tilaamista. Ennen ulkoisen arvioinnin tilaamista tulee olla mietittynä, miksi ja mihin ulkoista arviointia tarvitaan? Tarkistuslistan hyödyntäminen mahdollistaa sen, että saa sitä mitä tilaa.

Kuka voi hyödyntää?

Listaa voi hyödyntää kuka tahansa, joka on tilaamassa ulkoista arviointia toiminnalleen.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Ennen ulkoisen arvioinnin tilaamista tulee tilaajalla olla selkeä ymmärrys oman toiminnan tavoitteista ja käsitys siitä, milloin tavoitteet on saavutettu. Mikäli on tekemässä tarjouspyyntöä ensimmäistä kertaa, kannattaa varata aikaa siihen, että tutustuu mahdollisiin arvioinnin tarjoajiin ja heidän taustoihinsa sekä miettii huolella, mitkä ovat tärkeitä kriteereitä hankintapäätöksen tekemiseksi. Tarjouspyynnön laatiminen ei itsessään vie aikaa, kun on huolella miettinyt, mitä arvioinnilta haluaa ja huomioi tarjouspyyntöä tehdessä tarkistuslistaan kirjatut asiat. Erityisiä välineitä ei tarvita. Tarjousten käsittelyyn ja hankintapäätöksen tekemiseen on hyvä varata riittävästi aikaa (esim. n. 0,5-1 kk.)

Lisätiedot ja kirjallisuus

Tarkistuslista on laadittu osana Järvi-hanketta. Lista löytyy myös seuraavista julkaisuista:

Aalto-Kallio, M., Saikkonen, P. & Koskinen-Ollonqvist, P. (2009) Arvioinnin kartalla – matka teoriasta käytäntöön. Terveyden edistämisen keskuksen julkaisuja 7/2009. Helsinki: Terveyden edistämisen keskus.

Nikula, T. (toim.) (2011) Arvioi ja kehitä – Kokoelma terveyden edistämisen malleja, mittaristoja ja menetelmiä. Terveyden edistämisen keskuksen julkaisuja 10/2011.

Työkalu käyttöohjeineen

Ulkoisen arvioinnin tilaamisen tarkistuslista

Verkoston riskianalyysilomake

Työkalu verkostomaisen toiminnan riskien kartoittamiseen.

Missä tilanteessa?

Menetelmä on tarkoitettu hankkeen riskien kartoittamiseen ja riskien analysointiin. Menetelmä on hyödyllinen erityisesti hankkeen alussa, jolloin voidaan tarkistaa, missä ovat hankkeen kipupisteet ja miten ne tulisi huomioida toiminnassa. Menetelmä sopii hyvin myös ns. tarkistusvälineeksi, kun esimerkiksi puolivuosittain tarkistetaan, missä mennään.

Kuka voi hyödyntää?

Riskianalyysi sopii yhtä hyvin järjestökentän hankkeisiin kuin muidenkin sektoreiden hankkeisiin. Siinä on huomioitu asiat, jotka ovat oleellisia järjestökentällä. Menetelmää voi käyttää projektista vastaava henkilö esimerkiksi projektipäällikkö tai kehittämispäällikkö. Tällöin menetelmä toimii hankkeen hallinnoinnin työkaluna. Menetelmän tulkinta on kuitenkin tällöin projektin johtajan subjektiivinen näkemys.

Menetelmä sopii hyvin myös johto- tai ohjausryhmäkokouksiin käytettäväksi, jolloin kartoitetaan hankkeen hallinnoivan tahon näkemyksiä hankkeen tilasta ja riskeistä. Tällöin kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että ennen lomakkeen täyttämistä, väittämät on tarkoin määritelty, jotta jokainen vastaa väittämiin suunnilleen samasta näkökulmasta

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Riskianalyysi on helppo käyttää ja sen avulla löytää nopeasti ns. ”avainkohdat”. Väittämien määrittely edellyttää aikaa samoin löydettyjen riskien analysointia ja seurantaa, mikäli menetelmä otetaan seurannan välineeksi. Menetelmä on myös muunnella tarpeisiin sopivaksi.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Työkalu on sovellus Anna-Kaisa Mäkisen & Petri Uusikylän Vivetor-projektissa (Net Effect Oy) kehittämästä työkalusta.

Työkalu käyttöohjeineen

Verkoston riskianalyysi

Vertaisarvioinnin paja

Työn kehittämistä vertaisen kanssa

Vertaisarvioinnilla tarkoitetaan samaan ammattiryhmään kuuluvien tai saman aihealueen/tehtävän/kohderyhmän parissa työskentelevien kesken tapahtuvaa työn kehittämistä, jossa vertaisten muodostama ryhmä arvioi kriittisesti ja järjestelmällisesti joko toinen toistensa yhdessä valittua arvioinnin kohdetta tai samaa kohdetta. Vertaisarviointi perustuu vapaaehtoisuuteen, tasapuolisuuteen, läpinäkyvyyteen, toisten kunnioitukselle ja luottamuksellisuudelle.

Vertaisarvioinnin menetelmissä korostetaan yleisesti arvioinnin kehittävyyttä ja arvioinnin kohteena olevien aktiivista osallistumista arviointiin. Vertaisarvoinnin menetelmiä on useita ja niitä esitellään mm. Seppänen-Järvelän toimittamassa raportissa (ks. kirjallisuus alla). Tässä esitellään vertaisarvioinnin paja, joka on sovellettu kehittävästä vertaiskäynnistä. On olennaista soveltaa menetelmiä joustavasti omiin tarkoituksiin. Vertaisarvioinnissa oppiminen tapahtuu keskustellen, kysellen, erilaisia näkökulmia jakaen ja yhdessä pohdiskellen.

Missä tilanteessa?

Vertaisarviointi on hyödyllinen silloin, kun halutaan oppia toisilta, tarkastella omaa toimintaa kriittisesti, kehittää omaa toimintaa ja/tai kuulla vertaisten kokemuksia ja näkökulmia asioista. Vertaisarviointia voi hyödyntää myös ulkoisessa arvioinnissa tai ulkopuolista tahoa voi käyttää esim. arvioinnin fasilitaattorina.

Kuka voi hyödyntää?

Vertaisarviointia voi hyödyntää kaikki ne, jotka kokevat vertaiskehittämisen sopivaksi tavaksi arvioida toimintaa ja joilla on aikaa toteuttaa vertaisarviointi siihen soveltuvalla menetelmällä.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Vertaisarviointi edellyttää valmistautumista. Parhaimman hyödyn vertaisarvioinnista saa, kun kiinnittää huomiota erityisesti kehittämiskohteen tai teeman rajaamiseen, sopivan vertaisen löytämiseen sekä alkuanalyysiin eli oman toiminnan jäsentämiseen ja kuvaamiseen. Tässä tarkemmin kuvattu vertaisarvioinnin paja edellyttää valmistautumista. Erityisiä välineitä ei tarvita. On tärkeää, että etenkin vertaisarviointia koordinoivilla on ymmärrys vertaisarvioinnin peruslähtökohdista, mutta myös siihen osallistuvilla muilla tahoilla on riittävä tieto vertaisarvioinnista ja sen merkityksestä.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Räisänen, A. (2005) Kehittävään arviointiin. Teoksessa Lyytinen, H. K. & Räisänen, A. (toim.) Kehittämissuuntaa arvioinnista. Koulutuksen arviointineuvoston julkaisuja 6. Jyväskylä: Koulutuksen arviointineuvosto.

Seppänen-Järvelä, R. (2005) Vertaismenetelmät kehittävän arvioinnin välineinä. FinSoc arviointiraportteja 2/2005. Helsinki: Stakes. Löytyy myös www-osoitteesta täältä.

Työkalu käyttöohjeineen

Vertaisarvioinnin paja

Vertaishaastattelu

Vertaishaastattelussa eri näkökulmat nousevat esiin luontevasti.

Missä tilanteessa?

Vertaishaastattelu on hyvä ja käyttökelpoinen kehittämisen väline ja aineistonkeruun muoto. Vertaishaastattelussa vertaiset käyvät keskenään keskustelua annettujen teemojen pohjalta. Kumpikaan osapuoli ei haastattele toistaan, vaan osallistujat keskustelevat teemasta itselleen mielekkäällä tavalla. Keskustelu dokumentoidaan sovitulla tavalla (esim. nauhoitus tai muistiinpanot).

Vertaishaastatteluissa on yleensä 2–4 henkilöä. Vertaishaastattelutilanteessa ovat paikalla vain keskusteluun osallistuvat. Haastattelun konkreettinen toteutuminen jää haastatteluun osallistuvien vastuulle. Vertaishaastattelu mahdollistaa toiminnan arvioinnin vertaisen kanssa ja laajemmassa kontekstissa eri osapuolten omien näkemysten esiintulon. Haastattelutilanteessa haastateltavat voivat vapaasti liikkua teemasta toiseen. Vertaishaastattelun avulla voidaan kartoittaa ja tehdä näkyviksi eri osapuolten vahvuudet, koetut epäkohdat ja kehittämishaasteet.

Kuka voi hyödyntää?

Voidaan käyttää esim. kehittämistyön pohjana ja vertaisryhmäarvioinneissa.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Keskustelujen dokumentointia varten keskustelu nauhoitetaan tai dokumentoidaan haastateltavien toimesta. Tilaisuuteen osallistuvat vain haastateltavat.

Lisätiedot ja kirjallisuus

Välimäki, A-L. ja Järvi, S. (2005) Vertaishaastattelu ja dialoginen vertaisprosessi. Julkaisussa Seppänen-Järvelä Riitta (toim.) Vertaismenetelmät kehittävän arvioinnin välineinä. Hyvät käytännöt menetelmäkäsikirjat. Helsinki: Stakes. s. 17–34

Haastattelun eteneminen

  1. Määrittele haastattelun teemat ja valmistele haastattelurunko etukäteen.
  2. Lähetä haastateltaville etukäteen haastateltavan taustatietolomake, haastattelurunko, ohjeet haastattelutilanteen etenemisestä ja dokumentoinnista.
  3. Järjestä tilaisuus ja ole tavoitettavissa sen aikana.
  4. Pura ja analysoi aineistot.

Viestinnän resurssianalyysi

Työkalu viestinnän resurssien arviointiin.

Missä tilanteessa?

Viestintään kohdistetaan usein valtavia odotuksia, jotka eivät aina ole suhteessa resursseihin. Resurssianalyysin tavoitteena on tehdä läpinäkyväksi se, mihin resurssit kuluvat ja auttaa löytämään tasapaino tavoitteiden ja resurssien välille. Jokainen järjestö voi omalla kohdallaan pohtia, hyödynnetäänkö olemassa olevat resurssit parhaalla mahdollisella tavalla. Resurssianalyysi tukee vuosisuunnittelua ja arviointia. Irrallaan muusta suunnittelusta ja arvioinnista sen käyttöarvo on verrattain vähäinen. Analyysi kannattaa tehdä vasta sitten kuin toiminta- ja viestintäsuunnitelma on hahmoteltu, jotta resursseja on mahdollisuus suhteuttaa. Toisin sanoen, resursseja verrataan suunniteltuun tai toteutuneeseen toimintaan.

Kuka voi hyödyntää?

Resurssianalyysissa painotetaan vahvasti viestinnän näkökulmaa huolimatta siitä, että viestintä nähdään osaksi kaikkien työtä järjestössä kuin järjestössä. Resurssianalyysi soveltuu pääpiirteissään sellaisiin järjestöihin, joissa viestinnän osuus on budjetoitu erikseen. Sovellettuna resurssianalyysilla saattaa olla laajempaakin käyttöarvoa.

Käyttöönottoon vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Työkalussa kannattaa varata aikaa soveltamiseen, jotta siinä olevat mahdolliset turhat väittämät voidaan poistaa tai lisätä tärkeäksi katsottuja väittämiä.

Lisätietoja ja kirjallisuus

Resurssianalyysia on kehitetty JÄRVI-hankkeessa (2005─2009) ja se nojaa Elisa Juholinin (2004) teokseen Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Huom! Teoksesta on olemassa myös päivitetty (2009) versio.

Työkalu käyttöohjeineen

Resurssianalyysi toimii arvioinnin tukena, kun siihen liittyvät keskustelut dokumentoidaan. Olennaista on myös jatkuvuus, koska analyysin avulla on mahdollisuus todentaa muutosta. Toisin sanoen, kun resurssianalyysi on ensimmäisellä kerralla sovellettu omaan järjestöön sopivaksi, kannattaa sitä sen jälkeen hyödyntää järjestelmällisesti esim. kerran vuodessa tai kahdessa vuodessa.

Viestinnän resurssianalyysilomake

Vuosikello

Koko vuoden aikataulut ja tarvittavat aineistot yhdellä silmäyksellä.

Missä tilanteessa?

Vuosikelloa voi hyödyntää lähes minkä tahansa toiminnan tai sen osan suunnittelun ja arvioinnin tukena. Parhaimman hyödyn vuosikellosta saa, kun sen täyttää vuoden alussa ja päivittää sitä tarpeen mukaan vuoden kuluessa.

Kuka voi hyödyntää?

Soveltuu kaikille toimijoille.

Käyttöön vaadittavat resurssit (aika, välineet, aineistot)

Ei vaadi erityisresursseja.

Työkalu käyttöohjeineen

Vuosikello