Taustalla kaksi aiempaa poikkeamislakia
Vuoden 2020 huhtikuussa eduskunta sääti Covid-19-epidemian leviämisen rajoittamiseksi lain väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista, asunto-osakeyhtiölaista, osuuskuntalaista, yhdistyslaista ja eräistä muista yhteisölaeista. Kyseinen laki 290/2020 oli voimassa 1.5.2020–30.9.2020. Se sisälsi säännöksen, jonka mukaan yhdistyksen kokous, joka yhdistyksen sääntöjen mukaan olisi tullut järjestää elokuun 2020 loppuun mennessä, voitiin pitää syyskuun 2020 loppuun mennessä. Tätä lakia seurasi toinen väliaikainen poikkeamislaki 677/2020, joka ei enää sisältänyt kokousten siirtämistä koskevaa säännöstä.
Yhdistysten kokouksia voidaan siirtää syyskuulle 2021 saakka
Kolmas poikkeamislaki 375/2021 kumosi edellisen poikkeamislain 677/2020 ja on voimassa 8.5.2021–30.6.2022. Sen mukaan yhdistyksen kokous, joka tulisi järjestää elokuun 2021 loppuun mennessä, voidaan yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyslain 20 §:n estämättä pitää syyskuun 2021 loppuun mennessä.
Oikeusministeriö on verkkosivuillaan Kysymyksiä ja vastauksia koronasta täsmentänyt, että lykkäysmahdollisuus ei koske tilinpäätöksen laatimista. Oikeusministeriön mukaan yhteisön hallitus voi lisäksi lykätä kokousta pidemmälle tai yhdistää kevät- ja syyskokoukset. Päätöksen on perustuttava kokonaisarviointiin, jossa on otettava huomioon yhteisön yhtiöjärjestys tai säännöt päätettävistä asioista, osakas- tai jäsenkunnan terveydensuojelutarpeet sekä se, voiko lykkäyksestä aiheutua vahinkoa yhteisölle tai sen osakkeenomistajille tai jäsenille. Yleensä lykkäys tai kokousten yhdistäminen ei vaikuta päätösten pätevyyteen.
Hallituksen vastuuta on käsitellyt Patrik Metsätähti blogissaan.
Muut kokouksen turvallista järjestämistä koskevat poikkeussäännökset ennallaan
Poikkeamislailla 375/2021 on pyritty siihen, että vuoden 2022 kevään kokouksiin pystytään valmistautumaan hyvissä ajoin ja että ne voitaisiin järjestää yhdistysten sääntöjen määräämänä ajankohtana turvallisesti ja yhdistysdemokratiaa kunnioittavalla tavalla. Tämän mahdollistamiseksi uudessa poikkeamislaissa on pidetty ennallaan edellisten poikkeamislakien mahdollistamat työkalut, joita ovat:
- etäosallistuminen
- asiamiehen käyttö ja
- sitova ennakkoilmoittautuminen.
Etäosallistuminen
Hallitus voi sallia yhdistyslain 17 §:n 2 momentissa tarkoitetun osallistumisen kokoukseen postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, vaikka tällaista menettelyä ei ole sallittu yhdistyksen säännöissä ja vaikka yhdistys ei ole hyväksynyt tätä varten yhdistyslain 30 §:ssä tarkoitettua äänestys- ja vaalijärjestystä.
Asiamiehen käyttö
Hallituksen päätöksellä voidaan sallia, että asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä yhdistyksen kokouksessa. Hallitus voi myös sallia, että myös valtuutettu saa valtuuttaa toisen valtuutetun käyttämään oikeuttaan valtuutettujen kokouksessa. Yhdistyksen tai valtuutettujen kokouksessa järjestettävässä äänestyksessä saman asiamiehen edustamien jäsenten tai valtuutettujen yhteenlaskettu äänimäärä on enintään kymmenesosa kokouksessa edustettujen jäsenten tai valtuutettujen yhteenlasketusta äänimäärästä, jollei yhdistyksen säännöissä toisin määrätä.
Sitova ennakkoilmoittautuminen
Hallitus voi päättää, että kesäkuun 2022 loppuun mennessä järjestettävään yhdistyksen kokoukseen osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan kaksi viikkoa ennen kokousta. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.
Kysymyksiä yhdistysten kokouksien järjestämisestä poikkeusoloissa on käsitelty perusteellisemmin näissä opintokeskus Siviksen ja SOSTEn yhdessä järjestämissä webinaareissa, joiden tallenteet ovat yhä katsottavissa: