Skip to content

Henkilötietojen käsittely järjestöissä 

Järjestöopas
Järjestöopas

Tietosuojavaltuutetun toimisto julkaisi 2019 verkkosivukokonaisuuden henkilötietojen käsittelystä yhdistystoiminnassa. Tietopaketissa huomioidaan 25.5.2018 voimaan astunut EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja sitä täydentävä, vuoden 2019 alusta voimaan astunut, tietosuojalaki.

Yhdessä tietosuoja-asetuksen kanssa tietosuojalaki muodostaa henkilötietojen käsittelyn yleislain, joka täydentää muuta alakohtaista yleislainsäädäntöä (mm. julkisuuslaki ja laki yksityisyyden suojasta työelämässä) sekä erityislainsäädäntöä (esimerkiksi sosiaali- ja terveydenhuollon sääntely). 

Uuden sääntelyn myötä yhdistysten, säätiöiden ja muiden toimijoiden on käsiteltävä entistä huolellisemmin esimerkiksi jäsenistä, asiakkaista ja työntekijöistä kerättyjä henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelystä tulee myös informoida aikaisempaan selkeämmin. 

Henkilötietoja käsitellään jokaisessa järjestössä, esimerkiksi jäsentietoja, koulutus- ja tapahtumatietoja, yhteistyö- ja sidosryhmiä, vapaaehtoisrekisteri, rekisteri uutiskirjeensaajista ja lehtitilauksista, tiettyyn toimintaan liittyvä osallistujarekisteri sekä työsuhteeseen ja kirjanpitoon liittyviä rekistereitä. 

Henkilötietojen käsittely tarkoittaa esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamista. Kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toimenpiteet henkilötietojen käsittelyn suunnittelusta henkilötietojen poistamiseen ovat henkilötietojen käsittelyä. 

Rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus ja järjestön sisäinen dokumentaatio  

Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterinpitäjän on osoitettava, että se noudattaa asetuksen mukaisia tietosuojaperiaatteita kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa. Tämän täyttämiseksi jokaisen rekisterinpitäjän on arvioitava mitä periaatteet tarkoittavat käytännössä rekisterinpitäjän toiminnassa ja dokumentoitava tämä. Lisäksi sisäiseen dokumentaatioon (kuvaus henkilötietojen käsittelystä yhdistyksessä/säätiössä) on hyvä liittää vähintään nykytilan kuvaus, vastuuhenkilöt, prosessi tietosuojaloukkausten varalle, prosessi tietopyyntöjen varalle, henkilötietojen käsittelijät, tietoturva ja ohjeistus henkilötietojen käsittelystä järjestössä. Dokumentaatiota on myös tarpeen mukaan päivitettävä. 

Tietosuojavaltuutetun sivuilta löytyy tietoa siitä, mitä organisaatioiden on otettava huomioon henkilötietojen käsittelyssä.   

Käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittely edellyttää aina laista löytyvää käsittelyperustetta. Kun henkilötietojen käsittely sidotaan johonkin käsittelyperusteeseen, perustetta ei voi enää vaihtaa toiseen. Yhdistyksellä on yhdistyslakiin perustuva velvollisuus pitää jäsenluetteloa (jäsenen nimi ja kotipaikka. Muiden tietojen ja muiden henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn tarvitaan muu käsittelyperuste. Järjestötoiminnassa kysymykseen tulevat sopimus, oikeutettu etu ja suostumus.  

Läheskään kaikki henkilötietojen käsittely järjestötoiminnassa ei perustu rekisteröidyn suostumukseen vaan henkilötietoja käsitellään yleensä sopimuksen ja oikeutetun edun perusteella.  Nimenomainen suostumus on mahdollinen oikeusperuste esimerkiksi, kun järjestö käsittelee erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja esimerkiksi terveystietoja tai etnistä alkuperää.  

Rekisteröityjen informointi 

Tietosuoja-asetuksessa ei säädetä tietystä muodosta (esim. selosteesta), jolla informointivelvoitteen alaiset tiedot olisi rekisteröidylle tarjottava. 

Tietosuojatyöryhmä WP29:n ohjeessa läpinäkyvyydestä esitellään useita malleja informoinnin toteuttamiseen.

Tietosuojavaltuutettu

Tietosuojalain mukaisesti tietosuoja-asetuksen tarkoittama kansallinen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimiston tehtäviä ovat mm. valvoa tietosuojalainsäädännön ja muiden henkilötietojen käsittelyä koskevien lakien noudattamista, edistää tietoisuutta henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä riskeistä, säännöistä, suojatoimista, velvollisuuksista ja oikeuksista, tehdä selvityksiä ja tarkastuksia, määrätä hallinnollisia seuraamuksia tietosuoja-asetuksen rikkomisesta, vastaanottaa ilmoituksia tietosuojavastaavista, vastaanottaa ilmoituksia henkilötietojen tietoturvaloukkauksista. 

Tietosuojavaltuutetun toimistossa tulee olemaan asiantuntijalautakunta, jonka tehtävänä on antaa tietosuojavaltuutetun pyynnöstä lausuntoja henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön soveltamiseen liittyvistä merkittävistä kysymyksistä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

Muut teeman artikkelit

Artikkeli

Varainhankinnan kolmas askel

Järjestöopas Tämä artikkeli on osa kolmen artikkelin sarjaa. Ensimmäisessä artikkelissa käsiteltiin lahjoittamisen perusasioita, toisessa artikkelissa syvennettiin suhdetta lahjoittajaan ja varainhankinnan toteutukseen. Keskusliiton rahankeräysluvan hyödyntäminen paikallisesti Toisinaan sekä keskusliitto että itsenäiset paikallisyhdistykset suorittavat rahankeräystä. Huonoimmassa tapauksessa kaikilla on oma keräyslupansa ja erilaiset tekniset välineet sekä työnkulut varainhankinnassa. On hyvä harkita, kannattaisiko keskusliiton ja alueellisen yhteistyötä edistävän järjestön […]

Artikkeli

Varainhankinnan toinen askel

Järjestöopas Tämä artikkeli on osa kolmen artikkelin sarjaa. Ensimmäisessä artikkelissa käsiteltiin varainhankinnan ja lahjoittamisen perusasioita. Nykyisen suunnitelman tarkastelu Ennen kuin ryhdyt käymää läpi toista vaihetta, niin vielä läpi seuraava tarkistuslista: Löytyyhän lahjoita-nappi etusivulta eikä valikoiden uumenista? Entä potentiaalisimmat lahjoittajat, ollaanko edelleen samaa mieltä, että kohderyhmä on oikein hahmotettu? Lahjoituskohteet, sopivatko ne järjestön luonteeseen ja kyseiselle kohderyhmälle? […]

Artikkeli

Rahankeräyksen aloittaminen

Järjestöopas Ennen kuin järjestö voi pyytää lahjoituksia rahana tai muuna omaisuutena vastikkeetta, tarvitaan joko varsinainen rahankeräyslupa tai pienkeräyslupa. Pienkeräysluvan tai varsinaisen rahankeräysluvan hakeminen Varsinainen rahankeräyslupa on nykyisen lain mukaisesti voimassa toistaiseksi. Riittää siis, että se haetaan kerran. Informaatio lupaan liittyen sekä asiointi poliisin verkkopalvelussa löytyy täältä. Pienkeräysluvan saa ilmoitusmenettelyllä jopa vuorokauden kuluessa. Näin keräämisen voi aloittaa […]