Sopimus on ennen kaikkea sopimuskumppaneiden yhteistyön väline. Sopimusten merkitys kuitenkin korostuu usein silloin, kun asiat eivät suju suunnitelmien mukaan tai kun sopijapuolet ovat erimielisiä siitä, mitä on sovittu. Paras tapa välttyä myöhemmiltä tulkintaerimielisyyksiltä esimerkiksi lisälaskutuksen perusteista ja menettelyistä, onkin sopia asioista mahdollisimman yksiselitteisesti etukäteen kirjallisella sopimuksella. Huolellisella sopimusten laatimisella voidaan ennaltaehkäistä riitoja sekä hallita sopimuksiin liittyviä riskejä.
Hyvä sopimus on selkeä ja sisältää keskeiset asiat. Sopimusten laadinnassa on mahdollista käyttää apuna erilaisia malliasiakirjoja. Malliasiakirjat tulee aina räätälöidä kuhunkin tilanteeseen sopivaksi ja huolehtia mm. siitä, ettei sopimukseen tule otetuksi mitään sellaisia ehtoja, mitä sopijapuolet eivät ole tarkoittaneet. Hyvät sopimuspohjat, sopimushallinta sekä osaaminen sujuvoittavat toimintaa ja ovat tärkeä osa toiminnan riskienhallintaa.
Isojen ja taloudellisesti tai muutoin merkittävien sopimusten laadinnassa voi olla hyvä turvautua ulkopuolisen asiantuntijan apuun.
Sopimusneuvottelut
Laajemmat sopimukset syntyvät yleensä sopimusneuvottelujen tuloksena. Osapuolten neuvotteluvoima vaikuttaa usein ratkaisevasti sopijapuolten mahdollisuuksiin saada haluamiaan sopimusehtoja liitetyksi sopimukseen.
Sopimusneuvotteluihin on syytä valmistautua huolellisesti. Keskeistä on se, mitä sopimuksella halutaan saavuttaa. Lisäksi on syytä selvittää mahdolliset asiaan liittyvä pakottava lainsäädäntö. kaikesta ei voida sopimuksella poiketa. Lisäksi pitää ottaa huomioon alan yleiset sopimusehdot, esimerkiksi IT-ehdot ja julkisia hankintoja koskevat JYSE-ehdot.
Sopimuskumppaniin kannattaa myös kiinnittää huomiota. Järjestöjen on tärkeää toimia vain luotettavien kumppanien kanssa. Esimerkiksi yritysyhteistyöstä on hyvä laatia ohjeet.
Aiesopimus ja esisopimus
Esisopimus velvoittaa osapuolet solmimaan pääsopimuksen tiettyjen edellytysten täytyttyä ja sen noudattamatta jättämiseen voi olla kytketty huomattavat sopimussakot, kun taas aiesopimuksesta lähtökohtaisesti voidaan vetäytyä ilman sanktiota.
Mikäli varsinaiset sopimusneuvottelut aloitetaan vasta esimerkiksi rahoituspäätöksen jälkeen, saattaa jo neuvotteluprosessin aluksi olla syytä sopia ns. aiesopimus. Aiesopimuksessa tyypillisesti kuvataan sopimusneuvotteluiden tarkoitus, tavoitteet, aikataulu sekä sovitaan mahdollisesta salassapitovelvollisuudesta. Aiesopimus ei perusta suoraan sopimussidonnaisuutta eikä velvollisuutta tulevan sopimuksen tekemiseen. Se on kuitenkin sitova omana sopimuksenaan siinä sovituista asioista, esimerkiksi salassapidosta sopimusneuvotteluiden aikana ja niiden jälkeen. Aiesopimukseen kannattaa kirjata saavutettu yksimielisyys ja miten toimia jatketaan osapuolien välillä.
Ennen lopullisen sopimuksen solmimista on mahdollista solmia myös esisopimus. Toisin kuin aiesopimus, esisopimus sitoo. Sopimuksen nimi ei kuitenkaan ratkaise sopimuksen sitovuutta, vaan se mitä sopimuksessa mahdollisesti sitovasti on sovittu. Esisopimusta käytetään tyypillisesti tilanteessa, jossa osapuolet haluavat sitoutua tiettyyn sopimukseen, mutta lopullisen sopimuksen solmiminen riippuu jonkun vielä avoinna olevan asian täyttymisestä, esim. viranomaisluvasta tai rahoituksesta. Lopullinen sopimus solmitaan, kun ehdot ovat täyttyneet. Mikäli varsinainen sopimus edellyttää tietyn muotovaatimuksen noudattamista, myös esisopimus on tehtävä samassa muodossa.
Muistilista sopimuksen laadintaan
- Kirjallinen sopimus
- Lain mukaan sekä suullinen että kirjallinen sopimus ovat yhtä päteviä. Suullisen sopimuksen sisällön ja synnyn todistaminen on kuitenkin usein mahdotonta. Tämän vuoksi sopimukset tulee aina tehdä kirjallisesti.
- Yhteisymmärrys sisällöstä
- Sopimuksesta tulisi käydä mahdollisimman selvästi ilmi kummankin osapuolen oikeudet ja velvollisuudet. Tärkeää on myös, että kumpikin osapuoli ymmärtää sopimuksen sisällön samalla tavalla. Älä allekirjoita sellaista sopimusta, jonka sisältöä et täysin ymmärrä.
- Vastuut ja seuraamukset
- Tärkeä osa sopimuksiin liittyvää riskienhallintaa on vastuun rajoittaminen. Sopimusta allekirjoitettaessa on varmistuttava siitä, että sopimukseen liittyvät riskit sopimusta mahdollisesti rikottaessa eivät ole suhteettoman suuret verrattuna sopimuksen arvoon.
- Sopimuksessa kannattaa määritellä selkeästi sopimusrikkomuksen seuraamukset, esimerkiksi määrittelemällä sopimussakko. Olennaista on myös sopia siitä, missä mahdolliset sopimusta koskevat riidat ratkaistaan. Varsinkin yleishyödyllisten yhdistysten ja säätiöiden kannattaa suhtautua kriittisesti välimiesmenettelyn käyttämiseen ennen kaikkea kustannusten ja
- Muotovaatimukset
- Laissa on kuitenkin säädetty tietyille sopimustyypeille muotovaatimuksia, kuten vaatimus tehdä sopimus todistajan läsnä ollessa (esim. kiinteistökauppa).
Sopimusten merkitys korostuu usein silloin, kun asiat eivät suju suunnitelmien mukaan tai kun sopijapuolet ovat erimielisiä siitä, mitä on sovittu. Jos tällöin asioita ei ole jo sopimuksen solmimisvaiheessa sovittu riittävän tarkasti, joudutaan mahdollisessa riitatilanteessa sopimusta tulkitsemaan käyttämällä apuna esimerkiksi yleisiä tulkintaperiaatteita, alalla vallitsevaa kauppatapaa tai osapuolten aikaisempaa käytäntöä. Paras tapa välttyä myöhemmiltä tulkintaerimielisyyksiltä onkin sopia asioista mahdollisimman yksiselitteisesti etukäteen ja dokumentoida yhteisesti saavutettu tahtotila kirjallisella sopimuksella.
Sopimuksen vähimmäissisältö
- Sopijapuolet sekä yhteystiedot
- Sopimuksen tarkoitus
- Tarkoituksen merkitys korostuu yleensä sitä enemmän mitä hankalammista sopimusehdoista on kyse, koska tällöin osapuolten tarkoituksesta voidaan saada johtoa siihen, mitä osapuolet ovat tarkoittaneet, jos tietyn sopimusehdon laadinnassa on epäonnistuttu.
- Sopimuksen soveltamisala
- Tässä määritellään mitä asioita sopimus koskee ja rajataan mahdollisesti sopimuksen ulkopuolelle jäävät asiat ja alueet
- Varsinaiset sopimusehdot eli osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien määrittely
- Sopimuksen voimassaoloa ja sopimuksen päättymistä koskevat ehdot
- Riidanratkaisua koskevat ehdot, esimerkiksi vastaajan kotipaikan käräjäoikeus
- Lisäksi, mikäli sopijakumppani on ulkomainen, on syytä myös sopia siitä, minkä maan lakia sopimukseen sovelletaan.
- Päiväys ja allekirjoitukset
Tarkistettu ja tarvittaessa päivitetty 14.8.2022