Skip to content

Varainhankinnan toinen askel

Järjestöopas
Järjestöopas

Tämä artikkeli on osa kolmen artikkelin sarjaa. Ensimmäisessä artikkelissa käsiteltiin varainhankinnan ja lahjoittamisen perusasioita.

Nykyisen suunnitelman tarkastelu

Ennen kuin ryhdyt käymää läpi toista vaihetta, niin vielä läpi seuraava tarkistuslista:

  • Löytyyhän lahjoita-nappi etusivulta eikä valikoiden uumenista?
  • Entä potentiaalisimmat lahjoittajat, ollaanko edelleen samaa mieltä, että kohderyhmä on oikein hahmotettu?
  • Lahjoituskohteet, sopivatko ne järjestön luonteeseen ja kyseiselle kohderyhmälle?
  • Onko tarinallistaminen ja lahjoituskohteiden visualisointi edelleen juuri kuten on tarkoituksenmukaista?
  • Entä lahjoitustoiminnan tavoitteet suhteessa käytettäviin resursseihin?
  • Onko hankkeen aikataulutus ja vaiheistus realistinen?
  • Oletko ollut yhteydessä muihin järjestöihin ja jakanut kokemuksia?

On hyvä ajatus pyytää esimerkiksi sisarjärjestön ihmisiä tarkastelemaan lahjoitussuunnitelmaanne. Uusin silmin voitte yhdessä löytyä uusia oivalluksia.

Seuraavaksi voit ryhtyä tarkastelemaan toista vaihetta.

Liikennettä lahjoitussivulle

Järjestön viestinnän tavoitteena on houkutella ja ohjata verkkoliikennettä, eli kävijöitä, järjestön omalle lahjoitussivulle. Some on erittäin tärkeä viestinnän ja jopa lahjoitusten keräämisenkin väline, mutta some on lähinnä vain markkinoinnin väline. Someviestin tulisi houkutella ihminen järjestön varsinaiselle lahjoitussivulle. Omalla verkkosivulla tapahtuu mahdollisen lahjoittajan sitouttaminen, tietojen tallentaminen ja lahjoituksen maksaminen. Omalla verkkosivulla talletettu tieto on järjestön omaisuutta ja tallennettavissa. Somessa kontakti kuuluu palveluntarjoajalle ja mahdollisuudet hyödyntää lahjoittajien tietoja esimerkiksi kohderyhmäpoiminnoissa ovat rajalliset tai olemattomat.

Pohdi seuraavaa: Jos saisitte kaksi prosenttia lahjoitussivun kävijöistä lahjoittamaan, kuinka monta henkilöä sivulla tulisi käydä ja kuinka suuri olisi lahjoitettu määrä yhteensä? Jotta lahjoituksia saadaan, tarvitaan lahjoitussivulle liikennettä. Jos liikenne ohjautuu somesivujen kautta, niin silloin tarvitaan somesivuille liikennettä ja niin että sieltä siirrytään lahjoitussivulle.

Toimiva verkkosivusto

Järjestön verkkosivuston tarkempaa analyysiä kannattaa harkita, myös teknisen toteutuksen kannalta. Tarkoituksenmukaiset laskeutumissivut (landing page) kampanjoille tai lahjoituskohteille ja niiden helppo löydettävyys on tärkeää. Graafinen ja viestinnällinen selkeys, jotta haluttu viesti varmasti välittyy – asiaa ei voi painottaa liikaa. Hakukoneiden kannalta sivun sisällön on parempi uudistua usein. Hakukoneet pitävät tiheästi uudistuvista sivuista. Haluamme saada ihmisen tulemaan sivuille uudelleen. Jos kävijä tietää, että kiinnostavaa aineistoa on löydettävissä, hän palaa uudestaan todennäköisemmin, kuin jos verkkosivulla ei tapahdu mitään.

Lahjoittamisen donor journey

Donor Journey, eli Service Blueprint on palveluprosessin visuaalisen kuvaamisen malli. Siinä lahjoitajan kulkema polku kuvataan vaiheittain ja kuvauksessa eri palveluiden liittyminen toisiinsa tulee käytännöllisellä tavalla esitetyksi. Blueprint-työkaluun voit tutustua esimerkiksi Innokylässä.

Parhaimmillaan mallintaminen toimii siten, että samanaikaisesti lahjoittajan kulkeman polun rinnalla kuvataan mitä järjestössä samoissa vaiheissa tapahtuu. Yhteistarkastelulla voidaan havaita pullonkauloja, aikasyöppöjä työvaiheita, mahdollisesti puuttuvia vastuutuksia tai työvälineitä. Järjestön oma malli riippuu järjestön toiminnan luonteesta, tavoitteista ja käytettävissä olevista resursseista.

Vuosikello

Lahjoitustoiminnan työnkulkua tarkastellaan seuraavaksi. Onko palveluketju saumaton niin lahjoittajan kuin lahjoituksen vastaanottajan, järjestön kannalta? Kuka kantaa mistäkin asiasta vastuun ja onko tehtävä ylipäätään korvamerkitty jollekulle, yksittäiselle ihmiselle tai nimetylle ryhmälle?

Jotta lahjoitustoiminnan aktiviteetit varmasti ovat osa viestinnän kokonaisuutta, on suunnitellut toimenpiteet hyvä sijoittaa aikataulutettuina markkinoinnin tai viestinnän vuosikelloon. Näin toimenpiteet ja kampanjat saavat ansaitsemansa huomion ja resurssit eikä järjestö kilpaile näkyvyydestä itsensä kanssa. Vuosikello helpottaa myös muistamaan, että toimenpiteiden tehokkuus, vaikuttavuus tulee mitata, ja tulokset merkitä talteen. Mitä opittiin ja miten toimenpiteitä korjattiin, toimivat vertailutietona seuraavaa kierrosta varten.

Konversiopolut

Konversio on digitaalisen markkinoinnin termi, jolla tarkoitetaan, että ihminen saadaan tekemään palveluntarjoajan haluama toimenpide. Konversio voi olla esimerkiksi täytetty lomake, suoritettu lahjoitus tai sivustovierailu.

Lahjoittamisen yhteydessä konversio on yleensä toimenpide, joka kertoo syvemmästä sitoutumisesta järjestöön. Konversiopolku muodostuu vaikkapa seuraavasti:

  1. satunnainen järjestön sivulla kävijä
  2. palaava kävijä
  3. kertalahjoittaja
  4. kuukausilahjoittaja
  5. järjestön suosittelija
  6. testamenttilahjoittaja.

Järjestön kannattaa määrittää tarkoituksenmukaiset, tavoiteltavat lahjoittajapolut. On paljon mahdollista, että konversiopolku vaihtelee kohderyhmän mukaisesti. Viestinnän toimenpiteet suunnitellaan vastaamaan konversiotavoitteita. Määrän mittaaminen on oleellista. Kuinka moni informaation vastaanottanut lopulta tekee kuten järjestössä toivotaan.

Konversio voi liittyä muuhunkin kuin lahjoittamiseen. Useimmat järjestöt tarvitsevat vapaaehtoistyötä tekeviä ihmisiä. Tämä on oikein relevantti seurattava asia. Viestinviejät, some-tykkääjät, ovat toinen ryhmä. Viestinnän suunnittelu helpottuu, kun konversiotavoitteet on määritetty selvästi.

Lahjoittajien kiittäminen

Kiittäminen voi tuntua pieneltä asialta, mutta sillä voi olla suuri merkitys sen kannalta, lahjoittaako ihminen järjestölle uudelleen. Hyvän mielen lisäksi kiitos toimii kuittauksena siitä, että lahjoitustapahtuma on onnistunut. Useimmissa tapauksissa kiittämisellä on myönteinen vaikutus. Tulisi siis suunnitella, miten mahdollisimman monia lahjoittajia voidaan kiittää.

Tärkeää on lahjoittajien tunteminen. Tilisiirtolahjoitus ja myös maksuoperaattorin kautta saapunut lahjoitus jättää lahjoittajan anonyymiksi. Tilin ja nimen perusteella ei ole mahdollista ottaa lahjoittajaan yhteyttä. Ei voida kiittämisen ohella kertoa, mitä varoilla on saatu aikaan. Sama asia koskee mobiilimaksamisella tehtyjä lahjoituksia. Lahjoittajan identiteetti ei selviä. Lahjoituslomake, johon järjestö houkuttelee lahjoittajia täyttämään tietonsa, on keskeisessä roolissa.

Kiittäminen voi tapahtua esimerkiksi sähköpostilla, tekstiviestillä, kirjeitse tai soittamalla. Monet käyttävät soittamista, kun lahjoitus on ollut tavanomaista suurempi tai kun lahjoittaja on määritetty erityisen tärkeäksi.

Lahjoittajatiedon systemaattinen kerääminen

Tietotekniikalla ja tietotyön välineillä voi olla merkittävä rooli rutiinitehtävien karsimisessa sekä uudenlaisten työskentelytapojen mahdollistamisessa.

Esimerkkinä toimii vaikkapa verkkosivulla oleva lahjoituslomake. Se voi tuottaa sähköpostin, jonka joku järjestössä joutuu siirtämään johonkin muualle. Tieto on jo ollut digitaalista, mutta sitä on kopioitava manuaalisesti johonkin muualle. Tarkoituksenmukaisempaa olisi, jos lahjoituslomakkeen tieto siirtyy suoraan tietokantaan kyseisen lahjoittajan tietoja täydentämään. Samoin kirjanpitoon ja kiittämiseen kohdistuvat toiminnot voi automatisoida.

Lahjoittajien kontaktitietojen systemaattinen kerääminen on tärkeää. Manuaalinen toiminta eri vaiheissa tuottaa lisätyötä ja myös tallennusvirheitä. Jos kontaktitieto on järjestön omassa järjestelmässä, on kontaktien ryhmitteleminen ja myöhempi lähestyminen ryhmäkohtaisesti mahdollista. Lahjoittajasuhteen syventäminen vaatii yhteydenpitoa lahjoittajaan ja tämä on mahdollista vain jos järjestö tuntee lahjoittajansa.

Järjestöille on Suomessa useita palveluntarjoajia, jotka ovat erikoistuneet tuottamaan tietotyön välineitä järjestöille. Tietotekniikassa olemassa oleva tietojärjestelmäkartta tulee ottaa tarkoin huomioon. Huolellinen suunnittelu ja ammattilaisten käyttäminen on keino välttää kalliita erehdyksiä.

Lahjoittajasta huolehtimisen prosessi – kuusi askelta

Lahjoittajasta huolehtiminen on tärkeää. Alla olevaan listaan on koottu keskeiset asiat:

  • Muodosta kontakti. Käytä useita kanavia tuodaksesi kävijöitä sivustollesi. Houkuttele sisällöllä. Kannusta potentiaalinen lahjoittaja antamaan tietonsa. Tee se helpoksi.
  • Kuuntele. Mitä juuri kyseinen ihminen osaa, miten hän on valmis osallistumaan ja mitä hän toivoo järjestöltä. Anna hänen kertoa itse. Huolehdi, että tieto tallentuu kontaktin tiedon yhteyteen.
  • Viesti kohdennetusti. Kerro juuri hänen kiinnostuksensa kohteista – haluttuja kanavia pitkin.
  • Pyydä. Pyydä konkreettisesti osaamista, aikaa tai lahjoitusta.
  • Kiitä. Huomioi lahjoitus – lahjoitussumman mukaisesti.
  • Hoida. Pidä lahjoittajasi tyytyväisinä ja konvertoi arvokkaista vielä arvokkaampia.

Varainhankinnan askeleet

Tämä artikkeli toinen osa kolmen artikkelin sarjaa, joka käsittelee varainhankinnan toteutuksen eri tasoja. Kolmas artikkeli kertoo mihin tulisi erityisesti keskittyä varainhankinnan tehostamiseksi.

Artikkeli on tuotettu yhteistyönä järjestötoiminnan asiantuntija Ilkka Harjulan (Tietopiiri Oy) kanssa.

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

Muut teeman artikkelit

Artikkeli

Uudistuva ja osaava Suomi 2021–2027 rahoitusohjelma

Järjestöopas Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan Uudistuva ja osaava Suomi 2021–2027 rahoitusohjelma koostuu kolmesta toisiaan täydentävästä rahastosta Euroopan sosiaalirahastosta (ESR+), Euroopan aluekehitysrahastosta (EAKR) ja Oikeudenmukaisen siirtymän rahastosta (JTF). Rahoitusohjelmassa on kuusi teemaa: Innovatiivinen Suomi (EAKR), Hiilineutraali Suomi (EAKR), Saavutettavampi Suomi (EAKR), Työllistävä, osaava ja osallistava Suomi (ESR+), Sosiaalisten innovaatioiden Suomi (ESR+) ja Aineellista puutetta torjuva Suomi […]

Artikkeli

Varainhankinnan kolmas askel

Järjestöopas Tämä artikkeli on osa kolmen artikkelin sarjaa. Ensimmäisessä artikkelissa käsiteltiin lahjoittamisen perusasioita, toisessa artikkelissa syvennettiin suhdetta lahjoittajaan ja varainhankinnan toteutukseen. Keskusliiton rahankeräysluvan hyödyntäminen paikallisesti Toisinaan sekä keskusliitto että itsenäiset paikallisyhdistykset suorittavat rahankeräystä. Huonoimmassa tapauksessa kaikilla on oma keräyslupansa ja erilaiset tekniset välineet sekä työnkulut varainhankinnassa. On hyvä harkita, kannattaisiko keskusliiton ja alueellisen yhteistyötä edistävän järjestön […]

Artikkeli

Rahankeräyksen aloittaminen

Järjestöopas Ennen kuin järjestö voi pyytää lahjoituksia rahana tai muuna omaisuutena vastikkeetta, tarvitaan joko varsinainen rahankeräyslupa tai pienkeräyslupa. Pienkeräysluvan tai varsinaisen rahankeräysluvan hakeminen Varsinainen rahankeräyslupa on nykyisen lain mukaisesti voimassa toistaiseksi. Riittää siis, että se haetaan kerran. Informaatio lupaan liittyen sekä asiointi poliisin verkkopalvelussa löytyy täältä. Pienkeräysluvan saa ilmoitusmenettelyllä jopa vuorokauden kuluessa. Näin keräämisen voi aloittaa […]