Julkisten hankintojen yhteydessä on vakiintuneesti puhuttu kokonaistaloudellisesta edullisuudesta. Sillä on perinteisesti tarkoitettu parasta hinnan ja laadun yhdistelmää. Käsite on ollut niin vakiintunut, että sitä käytetään puhekielessä edelleen sen perinteisessä merkityksessä, vaikka käsitteen sisältöä muutettiin vuoden 2014 hankintadirektiiveissä ja vuoden 2017 alussa voimaan tulleessa hankintalaissa. Tämä aiheuttaa edelleen joskus sekaannusta hankintaprosesseissa.
Kokonaistaloudellinen edullisuus voi toteutua kolmella tavalla
Nykyisen hankintalain mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta:
- hinnaltaan halvin
- kustannuksiltaan edullisin tai
- hinta-laatusuhteeltaan paras.
Näin ollen halvin hinta on yksi kokonaistaloudellisen edullisuuden muoto. Jos halutaan tähdätä siihen, mitä kokonaistaloudellisella edullisuudella aiemmin tarkoitettiin, tulee nyt käyttää ilmaisua paras hinta-laatusuhde. Kokonaistaloudellisesti edullisin on myös kustannuksiltaan edullisin tarjous, jossa otetaan huomioon varsinaisen hankintahinnan lisäksi myös muut ennakoitavat menot, esimerkiksi hankittavien laitteiden koko käyttöiän aikaiset käyttö- ja huoltokustannukset.
Termimuutoksen taustalla oli nykyisiä hankintadirektiivejä laadittaessa vallalla ollut tyytymättömyys hinnan liialliseen painottumiseen laadun kustannuksella. Etenkin Euroopan parlamentilla oli direktiivien säätämisvaiheessa vahva pyrkimys varmistaa, että myös laatu tulisi huomiotavaksi julkisissa hankinnoissa. Lopputuloksena direktiivissä säädettiin ainoaksi tarjouksen valintaperusteeksi kokonaistaloudellinen edullisuus. Samalla kuitenkin säädettiin, että kokonaistaloudellisella edullisuudella on kolme edellä mainittua vaihtoehtoista perustetta. Hankintayksikkö voi valita, mitä se niistä käyttää (ellei jäsenvaltio ole kansallisesti sulkenut pois pelkän hinnan tai kustannusten käyttöä joissakin tai kaikissa hankinnoissa).
Kerrottava, mitä kokonaistaloudellisen edullisuuden perustetta valinnassa käytetään
Siten julkisten hankintojen hankintailmoituksissa tai tarjouspyynnöissä ei ole enää aihetta kertoa, että valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, koska mitään muuta valintaperustetta ei enää ole. Sen sijaan niissä täytyy kertoa, mitä kokonaistaloudellisen edullisuuden perustetta valinnassa käytetään – onko se halvin hinta, edullisimmat kustannukset vai paras hinta-laatusuhde.
Jos kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella käytetään muuta kuin halvinta hintaa, hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä pitää myös kertoa, mitä tekijöitä kilpailussa vertaillaan ja miten vertailu pisteytetään. Vertailuperusteet voivat kattaa hyvin erilaisia tekijöitä hankinnan kohteen teknisistä ominaisuuksista niitä tuottavan henkilöstön pätevyyteen ja kokemukseen. Niihin voi sisältyä myös yhteiskunnallisia, ympäristö- tai sosiaalisia näkökohtia tai innovatiivisia ominaisuuksia.
Olennaista on, että vertailuperusteet liittyvät hankinnan kohteeseen, ovat syrjimättömiä, mahdollistavat todellisen kilpailun ja tarjousten puolueettoman arvioinnin. Tässä on oltava hyvin tarkka. Pisteytys on kuvattava yksiselitteisesti eikä sen toteuttaminen saa jättää hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta. Tarjoajien tulee etukäteen tietää ja ymmärtää samalla tavoin se, mistä tekijöistä pisteitä annetaan ja millä perusteilla.
Laatu huomioon – tavalla tai toisella
Jos EU-hankinnoissa (tavarahankinnat pois lukien) tai sote-palveluhankinnoissa käytetään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella pelkästään halvinta hintaa, se on perusteltava hankinta-asiakirjoissa, -päätöksessä tai erillisessä hankintakertomuksessa. Perusteluista tulee käydä ilmi se, miten laatu on kyseisessä hankinnassa huomioitu. Laatutekijöitä voidaan nimittäin huomioida niitä vertailemattakin hankintaprosessin eri vaiheissa, kuten hankinnan kohteelle asetettavissa vähimmäisvaatimuksissa, tarjoajille asetettavissa soveltuvuusvaatimuksissa tai hankintasopimuksen ehdoissa.
Kussakin hankinnassa hankintayksikkö itse päättää, mikä on se kokonaistaloudellisesti edullisin ratkaisu, jota se lähtee hakemaan ja ne keinot, jolla se siihen pyrkii. Laki ei vaadi sitä, että laatua vertailtaisiin jokaisessa hankinnassa, mutta tähtää siihen, että laatu tulee tavalla tai toisella huomioiduksi. Kaikissa hankinnoissa valituksi pitäisi aina tulla laadukas tarjous.
SOSTEn lakimiehet vastaavat verkkosivujemme Kuukauden kysymys -palstalla kerran kuukaudessa ajankohtaisiin järjestökentän kysymyksiin.