Skip to content

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet yhdistystoiminnassa

21.5.2018 13.07

Sote-järjestöt
Elinvoimaiset järjestötGDPRJärjestötTietosuoja

Onko yhdistyksen jäsenyys sopimus? Vai perustuuko jäsenten henkilötietojen käsittely lakisääteisen velvoitteen lisäksi esimerkiksi yhdistysviestintää ja jäsenpalveluja toteutettaessa oikeutettuun etuun? vai molempiin? Minkälaiseen henkilötietojen käsittelyyn tarvitaan rekisteröidyn suostumus?  Pitääkö uutiskirjeen tilaajilta kysyä uudestaan haluavatko edelleen aikaisemmin itse tilaamansa kirjeen?

Yhdistykset ja muut yleishyödylliset toimijat kuten muutkin organisaatiot ovat valmistautuneet tietosuoja-asetuksen voimaan tuloon tiiviisti viime kuukaudet. Yhdistyksissä päänvaivaa ovat erityisesti aiheuttaneet käsittelyn oikeusperusteet eri tilanteissa sekä henkilötietojen elinkaaren määrittäminen.

Tietosuoja-asetuksessa on tyhjentävä luettelo perusteista, joilla ihmisten henkilötietoja saa käsitellä. Mikäli luettelosta ei löydy tilanteeseenne soveltuvaa perustetta, ei sellaista henkilötietoja ei saa käsitellä. Tämä edellyttää, että jokainen organisaatio tunnistaa millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Yhdistystoiminnassa tulevat kysymykseen lakisääteisen velvoitteen (Lakisääteinen velvoite Art 6 kohta 1 c: Käsittely on lainmukaista, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi – Yhdistyksen velvollisuus pitää jäsenluetteloa) lisäksi seuraavat oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle:

  • Suostumus (Art 6 kohta 1 a): Käsittely on lainmukaista, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
  • Sopimuksen toteuttamiseen liittyvä tarve (Art 6 kohta 1 b): Käsittely on lainmukaista, kun käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
  • Oikeutettu etu (Art 6 kohta 1 f): Käsittely on lainmukaista, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi.

Kun henkilö liittyy yhdistyksen jäseneksi, hän sitoutuu noudattamaan yhdistyksen sääntöjä. Sopimusajattelu yhdistyksen ja jäsenen välillä juontaa varmasti tästä. Jäsenellä on tiettyjä velvollisuuksia ja oikeuksia. Yhdistys käsittelee jäsentietojaan mm. jäsenpalveluja ja jäsenviestintää varten. Mielestäni voidaan myös tulkita, että jäsentietojen käsittelyn osalta oikeusperuste on lakisääteinen velvoite ja oikeutettu etu.

Yhdistykset käsittelevät myös muiden kuin jäsentensä henkilötietoja järjestäessään monenlaista tärkeää ja hienoa toimintaa; vertaisryhmiä, tapahtumia, koulutuksia, valmennuksia ja paljon muuta. Näissä yhteyksissä, toiminnan järjestämiseen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä, oikeusperusteeksi tulee sopimus ja siihen saattaa liittyä myös oikeutettuja etuja. Kerättäessä ja käsiteltäessä toimintaan osallistuvien terveystietoja täytyy huomioida, että nämä ovat arkaluonteisia henkilötietoja ja näiden käsittelyyn tulee pyytää erikseen rekisteröidyn suostumus.

Päivitin jakamaani jäsenrekisterin tietosuojaselostemallia vielä tältä osin ja toimitan uuden kaikille sitä pyytäneille.

Keskustelen mielelläni lisää tietosuoja-asioista ja niihin liittyvistä kysymyksistä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

Elinvoimaiset järjestöt -blogi

Kaikki blogin artikkelit
Blogi

14.12.2018 05:27

”Ihmiset on täynnä ratkaisuehdotuksia!” – SAKKI vie rauhaa kampuksille ympäri Suomen

Joulukuussa SOSTE esittelee jäsenjärjestöjensä toimintaa #mahdollisuuksia -tarinoiden kautta yhteistyössä Veikkauksen kanssa. Sosiaali- ja terveysalan järjestöt tekevät Suomessa tärkeää ja usein korvaamatonta työtä. Niiden tarinat ovat kertomisen arvoisia. Haluatteko kertoa oman #mahdollisuuksia -tarinanne? Ota yhteyttä milla.halme@soste.fi #Mahdollisuuksia: Suomen Ammattiin Opiskelevien Liitto SAKKI ry SAKKI ry on amisten asialla, onhan se ammattiin opiskelevien oma opiskelijajärjestö, johon kuuluu […]

Blogi
specialsakkunnig

11.12.2018 12:34

Arbetsvälmående byggs upp tillsammans 

Förbundens anställda går gärna till jobbet. Det här framkommer i kartläggningen av hur anställda inom finlandssvenska förbund och centralorganisationer mår på jobbet. Hösten 2018 har en omfattande kartläggning utförts av Psykosociala förbundet och Svenska studieförbundet. Anställda inom de finlandssvenska förbunden upplever att det arbete de gör är samhälleligt viktigt och intressant. Även upplevelsen av att nå personliga målsättningar i sitt arbete ökar på personliga motivationsfaktorer. Kartläggningen visar att förbundsanställda finner arbetet meningsfullt och engagerande, trots belastningar på grund av tidspress och högre redovisningskrav. Yttre belöningar som lön förmåner, karriärutveckling och prestige kan […]

Blogi

11.12.2018 11:07

”Onneksi löysin tieni tähän järjestöön” – Crohn ja Colitis ry tukee suolistosairauksia sairastavia

Joulukuussa SOSTE esittelee jäsenjärjestöjensä toimintaa #mahdollisuuksia -tarinoiden kautta yhteistyössä Veikkauksen kanssa. Sosiaali- ja terveysalan järjestöt tekevät Suomessa tärkeää ja usein korvaamatonta työtä. Niiden tarinat ovat kertomisen arvoisia. Haluatteko kertoa oman #mahdollisuuksia -tarinanne? Ota yhteyttä milla.halme@soste.fi #Mahdollisuuksia: Crohn ja Colitis ry Crohn ja Colitis ry on valtakunnallinen IBD:tä tai muuta suolistosairautta sairastavien sekä heidän läheistensä etujärjestö. […]

Blogi

7.12.2018 09:24

”Yhteinen välittämisen kulttuuri auttaa meitä kaikkia” – SOSTEn uuden jäsenesittelysarjan aloittaa Hope ry

Joulukuussa SOSTE esittelee jäsenjärjestöjensä toimintaa #mahdollisuuksia -tarinoiden kautta yhteistyössä Veikkauksen kanssa. Sosiaali- ja terveysalan järjestöt tekevät Suomessa tärkeää ja usein korvaamatonta työtä. Niiden tarinat ovat kertomisen arvoisia. Haluatteko kertoa oman #mahdollisuuksia -tarinanne? Ota yhteyttä milla.halme@soste.fi #Mahdollisuuksia: Hope ry ja toiminnanjohtaja Eveliina Hostila Miksi Hope ry olemassa? Hope toimii vapaaehtoisvoimin yhdessä yhteiseksi hyväksi. Teemme todeksi unelmaa […]