Skip to content

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet yhdistystoiminnassa

21.5.2018 13.07

Sote-järjestöt
JärjestöhommissaGDPRJärjestötTietosuojaSote-järjestöt

Onko yhdistyksen jäsenyys sopimus? Vai perustuuko jäsenten henkilötietojen käsittely lakisääteisen velvoitteen lisäksi esimerkiksi yhdistysviestintää ja jäsenpalveluja toteutettaessa oikeutettuun etuun? vai molempiin? Minkälaiseen henkilötietojen käsittelyyn tarvitaan rekisteröidyn suostumus?  Pitääkö uutiskirjeen tilaajilta kysyä uudestaan haluavatko edelleen aikaisemmin itse tilaamansa kirjeen?

Yhdistykset ja muut yleishyödylliset toimijat kuten muutkin organisaatiot ovat valmistautuneet tietosuoja-asetuksen voimaan tuloon tiiviisti viime kuukaudet. Yhdistyksissä päänvaivaa ovat erityisesti aiheuttaneet käsittelyn oikeusperusteet eri tilanteissa sekä henkilötietojen elinkaaren määrittäminen.

Tietosuoja-asetuksessa on tyhjentävä luettelo perusteista, joilla ihmisten henkilötietoja saa käsitellä. Mikäli luettelosta ei löydy tilanteeseenne soveltuvaa perustetta, ei sellaista henkilötietoja ei saa käsitellä. Tämä edellyttää, että jokainen organisaatio tunnistaa millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Yhdistystoiminnassa tulevat kysymykseen lakisääteisen velvoitteen (Lakisääteinen velvoite Art 6 kohta 1 c: Käsittely on lainmukaista, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi – Yhdistyksen velvollisuus pitää jäsenluetteloa) lisäksi seuraavat oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle:

  • Suostumus (Art 6 kohta 1 a): Käsittely on lainmukaista, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
  • Sopimuksen toteuttamiseen liittyvä tarve (Art 6 kohta 1 b): Käsittely on lainmukaista, kun käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
  • Oikeutettu etu (Art 6 kohta 1 f): Käsittely on lainmukaista, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi.

Kun henkilö liittyy yhdistyksen jäseneksi, hän sitoutuu noudattamaan yhdistyksen sääntöjä. Sopimusajattelu yhdistyksen ja jäsenen välillä juontaa varmasti tästä. Jäsenellä on tiettyjä velvollisuuksia ja oikeuksia. Yhdistys käsittelee jäsentietojaan mm. jäsenpalveluja ja jäsenviestintää varten. Mielestäni voidaan myös tulkita, että jäsentietojen käsittelyn osalta oikeusperuste on lakisääteinen velvoite ja oikeutettu etu.

Yhdistykset käsittelevät myös muiden kuin jäsentensä henkilötietoja järjestäessään monenlaista tärkeää ja hienoa toimintaa; vertaisryhmiä, tapahtumia, koulutuksia, valmennuksia ja paljon muuta. Näissä yhteyksissä, toiminnan järjestämiseen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä, oikeusperusteeksi tulee sopimus ja siihen saattaa liittyä myös oikeutettuja etuja. Kerättäessä ja käsiteltäessä toimintaan osallistuvien terveystietoja täytyy huomioida, että nämä ovat arkaluonteisia henkilötietoja ja näiden käsittelyyn tulee pyytää erikseen rekisteröidyn suostumus.

Päivitin jakamaani jäsenrekisterin tietosuojaselostemallia vielä tältä osin ja toimitan uuden kaikille sitä pyytäneille.

Keskustelen mielelläni lisää tietosuoja-asioista ja niihin liittyvistä kysymyksistä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

Järjestöhommissa -blogi

Kaikki blogin artikkelit
Blogi
järjestöpäällikkö

24.5.2019 08:30

Opiskelijat entistä vahvemmin järjestöihin

Osana SOSTEn harjoitteluani tein selvityksen, monellako SOSTEn jäsenjärjestöllä on opiskelijoille suunnattu sivu omilla nettisivuillaan. Seitsemän prosenttia 233 jäsenjärjestöstä oli huomioinut opiskelijat tekemällä heille oman infosivun. Osa järjestöistä oli muistanut opiskelijoita ilman varsinaista opiskelija-sivua, mutta silloin tiedot olivat haastavampi löytää. Kiitosta järjestöt saavat siitä, että lähes jokaisella järjestöllä oli helposti löydettävää perustietoa oman järjestönsä toiminnankuvasta. Yhä […]

Blogi
järjestöpäällikkö

10.5.2019 08:00

JärjesTöihin – työharjoitteluni järjestömaailmassa

Opiskelen sosionomiksi Tikkurilan Laurea-ammattikorkeakoulussa, ja aloitin kymmenviikkoisen työharjoitteluni SOSTEssa tammikuun alkupuolella. Sen myötä käynnistyi myös SOSTEn ja Laurean yhteistyöprojekti JärjesTöihin, joka tähtää siihen, että Laurean henkilökunta ja sosionomiopiskelijat löytäisivät sekä vapaaehtoistyötä että tutkimisen ja kehittämisen mahdollisuuksia sote-järjestöistä. Lisäksi tavoitteena on lisätä SOSTEen ja sote-järjestöihin liittyvää tietoutta Laurean sosionomiopintoihin. Laurean viidellä sosionomiopintoja tarjoavalla kampuksella opiskelee tuhatkunta […]

Blogi
erityisasiantuntija

2.5.2019 15:23

Hallitusneuvottelut järjestöhommissa

Eduskuntavaalit ovat ohi ja vaalitulos on selvillä, mutta maalta puuttuu vielä hallitus! Puolueet käyvät hallitusohjelmaneuvotteluihin, mutta mitä neuvotteluissa tällä kertaa tapahtuu? Tuleeko punamultaa, sinipunaa vai jotain aivan muuta? Mitä järjestöjen pitäisi neuvotteluista tietää, ja voiko vielä vaikuttaa? Nyt on tulossa tiukka ja sitova hallitusohjelma. Osittain sen takia, että nyt on todellakin konkarit asialla. … On […]