Skip to content

Hyvät kokouskäytännöt yhdistystoiminnassa

Järjestöopas
Järjestöopas

Yhdistyksessä toimitaan yhdessä toisten samoista asioista kiinnostuneiden kanssa. Päätösvalta yhdistyksen toiminnasta kuuluu jäsenille. Erilaiset kokoukset ovat välineitä tehdä päätöksiä yhteisistä linjauksista, valinnoista, tavoitteista, taloudesta ja jäseniä kiinnostavan toiminnan organisoimisessa. Yhdistyksen sääntömääräiset vuosikokoukset ovat päätöksentekopaikkoja, joissa jäsenet pääsevät kertomaan oman mielipiteensä ja kuulemaan muiden mielipiteitä yhdessä päätettävistä asioista. Vuosikokousten lisäksi yhdistyksissä on myös muita kokouksia, esimerkiksi yhdistyksen perustamiskokous, hallituksen ja johtokunnan kokoukset sekä työryhmien ja työvaliokuntien kokoukset.

Kokouskäytännöt vaihtelevat jonkun verran kokoustyypin mukaan. Välillä on hyvä kerrata, miten kokouksissa oikein toimitaan. Mitä tarkoittaa kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen? Milloin voi pyytää puheenvuoroa tai tehdä ehdotuksia, ja mitä eriävä mielipide on? Milloin ja miten äänestetään, mitä pöytäkirja sisältää ja mitä pitää tehdä, jos haluaa kyseenalaista päätöksen? Nämä ovat usein kysyttyjä kysymyksiä, joihin löytyy vastaukset yhdistyslainsäädännöstä, yhdistyksen omista säännöistä ja vakiintuneista kokouskäytännöistä.

Kokouskäytäntöjen osaaminen selkeyttää kaikkien kokousosallistujien toimintaa kokouksissa sekä luo luottamusta ja rentoutta asioiden käsittelyyn. Vakiintuneiden kokouskäytäntöjen tarkoitus on toimia päätöksenteon välineenä, ne eivät ole tavoite sinänsä.  Kokouskäytännöt luovat rungon asioiden käsittelylle, pyrkivät takaamaan kokouksen osallistujille yhdenvertaiset osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet ja auttavat päätöksenteossa.

Kokouksen onnistumiseen ja kokouksessa viihtymiseen vaikuttavat monet tekijät, kuten asianmukaiset kokousasiakirjat, kokouksen kesto, ajankohta ja paikka, puheenjohtajan ja osallistujien välinen vuorovaikutus, sekä niin kokouksen toimihenkilöiden kuin myös osallistujien oma valmistautuminen, motivaatio ja aktiivisuus. Näihin seikkoihin voi vaikuttaa jo kokousta valmisteltaessa kiinnittämällä huomio kokouskutsun ja esityslistan huolelliseen laadintaan ja valitsemalla soveltuvia kokousmenetelmiä ja teknisiä ratkaisuja kokouksen toteuttamiseksi.

Jos kokous toteutetaan pääosin etä- tai hybridikokouksena, valmisteluissa on erityisen tärkeää suunnitella, ketkä ovat kokouspaikalla läsnä, ketkä etänä sekä miten näistä asioista viestitään. On myös huolehdittava, että kaikki osallistujat osaavat ja pääsevät käyttämään kokouksessa vaadittavaa tekniikkaa. Näin kokouksessa ei kulu aikaa muihin kuin asialistalla oleviin asioihin, ja voidaan olla varmoja esimerkiksi äänestystulosten luotettavuudesta. Yhdistyksen kokouksen valmistelusta vastaa hallitus. Kokouksen puheenjohtaja vastaa kokouksen etenemisestä ja järjestyksestä kokouksen aikana. Etä- tai hybridikokouksessa puheenjohtajan rooli korostuu erityisesti puheenvuorojen jakamisessa ja mahdollisissa teknisissä häiriötilanteissa.

Kokouksiin valmistautuessa kannattaa kerrata kokouskäytäntöjä. Opintokeskus Siviksen Kokouskäytännöt-materiaali tarjoaa vastaukset moneen kysymykseen sekä kokouksen osallistujan että puheenjohtajan näkökulmasta, ja valmiit mallipohjat muun muassa esityslistasta, kokouskutsusta, pöytäkirjasta ja kokousmuistiinpanoista. Lisäksi löydät sivustolta listan erilaisista sähköiseen äänestämiseen soveltuvista järjestelmistä ja sovelluksista.

Lue lisää ja syvennä osaamistasi kokouskäytännöistä: https://www.kokouskaytannot.fi/

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.

Muut teeman artikkelit

Artikkeli

Uudistuva ja osaava Suomi 2021–2027 rahoitusohjelma

Järjestöopas Euroopan unionin alue- ja rakennepolitiikan Uudistuva ja osaava Suomi 2021–2027 rahoitusohjelma koostuu kolmesta toisiaan täydentävästä rahastosta Euroopan sosiaalirahastosta (ESR+), Euroopan aluekehitysrahastosta (EAKR) ja Oikeudenmukaisen siirtymän rahastosta (JTF). Rahoitusohjelmassa on kuusi teemaa: Innovatiivinen Suomi (EAKR), Hiilineutraali Suomi (EAKR), Saavutettavampi Suomi (EAKR), Työllistävä, osaava ja osallistava Suomi (ESR+), Sosiaalisten innovaatioiden Suomi (ESR+) ja Aineellista puutetta torjuva Suomi […]

Artikkeli

Varainhankinnan kolmas askel

Järjestöopas Tämä artikkeli on osa kolmen artikkelin sarjaa. Ensimmäisessä artikkelissa käsiteltiin lahjoittamisen perusasioita, toisessa artikkelissa syvennettiin suhdetta lahjoittajaan ja varainhankinnan toteutukseen. Keskusliiton rahankeräysluvan hyödyntäminen paikallisesti Toisinaan sekä keskusliitto että itsenäiset paikallisyhdistykset suorittavat rahankeräystä. Huonoimmassa tapauksessa kaikilla on oma keräyslupansa ja erilaiset tekniset välineet sekä työnkulut varainhankinnassa. On hyvä harkita, kannattaisiko keskusliiton ja alueellisen yhteistyötä edistävän järjestön […]

Artikkeli

Varainhankinnan toinen askel

Järjestöopas Tämä artikkeli on osa kolmen artikkelin sarjaa. Ensimmäisessä artikkelissa käsiteltiin varainhankinnan ja lahjoittamisen perusasioita. Nykyisen suunnitelman tarkastelu Ennen kuin ryhdyt käymää läpi toista vaihetta, niin vielä läpi seuraava tarkistuslista: Löytyyhän lahjoita-nappi etusivulta eikä valikoiden uumenista? Entä potentiaalisimmat lahjoittajat, ollaanko edelleen samaa mieltä, että kohderyhmä on oikein hahmotettu? Lahjoituskohteet, sopivatko ne järjestön luonteeseen ja kyseiselle kohderyhmälle? […]