Tässä on koottuna lyhyitä vinkkejä viestinnän käytännön toteutukseen.
Oma verkkopalvelu
Organisaation omat verkkosivut on usein tärkein yksittäinen järjestön mielikuvaa muokkaava viesti. Ne tulee pitää aina ajan tasalla ja niiden yläpito tulee resursoida ja suunnitella huolella. Usein organisaation tärkeimmät tehtävät ja tuoreimmat ajankohtaisasiat tulee löytyä verkkopalvelusta helposti.
Verkossa sisältö on kuningas, panosta sisällöntuotantoon. Panosta selkeään ja hyvään sisältöön, vaikka sitä tulisikin harvemmin. Pyri kirjoittamaan verkkosisällöt mahdollisimman ymmärrettävästi ja vältä organsiaation tai toimialan omaa slangia. Muista myös, että verkkosivut on rakennettava kaikille saavutettaviksi.
Some
Ole läsnä omalle toiminnalle oleellisissa medioissa. Sosiaalisen median kanavia on nykyään runsaasti, valitse oman toiminnan ja toiminnan kohderyhmien kannalta tärkeimmät some-kanavat ja keskitä toimintasi niihin. Sosiaalisessa mediassa keskustellaan todennäköisesti myös sinun yhdistyksestä, joten organisaation on hyvä olla mukana näissä keskusteluissa. Ole ystävällinen äläkä provosoidu vaikka provosoidaan.
Jäsenkirje
Perusta jäsenkirje ja vaali sitä. Muista, että jäsenet ovat aina tärkein sidosryhmäsi.
Sisäinen viestintä
Organisaation sisäistä viestintää on hyvä tehdä yhdessä. Sitä ei kannata kaataa yhden ihmisen hartioille, vaan se on kaikkien vastuulla. Pohdi oman toiminnan näkökulmasta parhaat tavat järjestää sisäiselle viestinnälle toimivat kanavat. Toisissa järjestöissä sisäinen viestintä toimii täydellisesti intranetissa ja toisissa vaikka Teamsissa. Sisäisen viestinnän toteuttamiseen on olemassa lukemattomia eri tapoja ja sähköisiä ratkaisuja. Voit miettiä oman organisaatiosi tarpeita esimerkiksi googlettamalla vaikka ”sisäisen viestinnän suunnitelma”.
Mediaviestintä
Palvele mediaa, saat helpommin viestisi läpi. Luotaa ne mediat ja toimittajat, jotka ovat omaa toimialaa lähellä ja ole heihin yhteydessä, kun yhdistykselläsi on sanottavaa. Määrä ei korvaa laatua tässäkään.
Kriisiviestintä
Kriisillä tarkoitetaan arkisesta poikkeavaa tai odottamatonta tilannetta, joka uhkaa ihmisiä, toimintaa tai mainetta. Kriisiviestinnällä pyritään takaamaan kaikkien asiaan liittyvien tahojen
tiedonsaanti, jotta
- ehkäistään tilanteen paheneminen
- taataan osallisten turvallisuus, yksityisyys ja maine sekä
- turvataan oman organisaation turvallisuus, luotettavuus ja maine.
Suunnittele ennakkoon muutamia kriisiskenaarioita ja niiden mahdollisia etenemisiä. tämä on hyvä vaikka kehityspäivän aivoriiheksi.
Laadi ennakkoon suunnitelma kriisien varalle. Pidä huoli, että organisaatiossa kaikki tietävät milloin on kriisi ja miten silloin toimitaan.
Tarkistettu ja tarvittaessa päivitetty 14.9.2022