Tämä artikkeli on osa kolmen artikkelin sarjaa. Ensimmäisessä artikkelissa käsiteltiin rahankeräyksen ja lahjoittamisen perusasioita, toisessa artikkelissa syvennettiin suhdetta lahjoittajaan ja rahankeräyksen toteutukseen.
Keskusliiton rahankeräysluvan hyödyntäminen paikallisesti
Toisinaan sekä keskusliitto että itsenäiset paikallisyhdistykset suorittavat rahankeräystä. Huonoimmassa tapauksessa kaikilla on oma keräyslupansa ja erilaiset tekniset välineet sekä työnkulut varainhankinnassa.
On hyvä harkita, kannattaisiko keskusliiton ja alueellisen yhteistyötä edistävän järjestön tarjota rahankeräyksen metodiikka palveluna omille jäsenilleen. Paikallinen tai alueellinen yhdistys voi liittää keskusliiton keräyslomakkeet (tyypillisesti kerta- ja kuukausilahjoitus) omalle verkkosivulleen, jossa liiton keräyslupa on näkyvissä. Keräyskohde voi silti olla täysin paikallinen. Paikallisuus yleensä edistää lahjoitusten kertymistä paikallisyhdistyksissä. Keskusliitto tilittää kertyneet varat sovituin väliajoin. Yhdistysten käyttämät tietotyövälineet voivat olla myös keskusliiton tarjoamia. Samaa lupaa hyödyntävien järjestöjen ei tarvitse kuulua samaan organisaatioon kuten liittoon.
Poliisihallinnon asettamat edellytykset saman keräysluvan käyttämiselle ovat seuraavat:
- Jokainen kerääjä esittää vastuutahon kuten esimerkiksi liiton rahankeräysluvan numeron verkkosivullaan keräyksen yhteydessä
- Keräyskohteet noudattavat vastuutahon keräysluvassa ilmoitettuja kohteita
- Lahjoitukset kerätään vastuujärjestön tilille. Vaihtoehtoisesti kullakin kerääjällä voi olla oma tilinsä mutta niiden hallintaoikeus on vain vastuujärjestöllä.
- Vastuujärjestö raportoi keräyksistä Pohalle. Järjestöissä tulee siis sopia mitä, miten ja milloin raportoidaan vastuujärjestölle
Yhteistyö järjestöjen välillä
Sen sijaan, että kaikki tehdään ja opitaan itse, voi olla erittäin hyödyllistä tarkastella mahdollisuutta yhteistyöhön jonkin toisen järjestön kanssa. Sisarjärjestöt ovat luonnollisia valintoja.
Yhteistyötä kannattaa ajatella myös luovasti ja ennakkoluulottomasti. Kumppani voisi olla järjestö, joka tavoittelee samaa huomiota tai lahjoittajia. Tuloksellisuuden kannalta yhteistyö voi olla tehokkaampaa kuin keskinäinen kilpailu. Yhdellä pienellä järjestöllä ei ehkä ole mahdollisuuksia viestintäammattilaisten käyttöön tai mainontaan, mutta kaksi tai kolme järjestöä voivat sellaisen yhteisesti palkata.
Yhteistyötä voi tehdä esimerkiksi
- varainhankintaan liittyvä koulutus
- tietojärjestelmien hankinta
- viestinnän ja näkyvyyden vahvistaminen
- yhteiset kampanjat
Yhteistyö auttaa järjestöjä näkyvyyden lisäämisessä, kustannusten säästämisessä sekä vähentää turhan työn tekemistä.
Yhteistä näkyvyyttä voi lisätä esimerkiksi Roosa nauha, Pieni ele -yhteistyöhankkeilla tai yhteisillä lahjoitusalustoilla, esimerkiksi Auttamisesta Arkea -palvelulla.
Ammattimaisia mutta myös aloittelevia varainhankkijoita tukee Vastuullinen lahjoittaminen ry (Vala), johon järjestö voi liittyä jäseneksi.
Työntekijöiden ja vapaaehtoisten sitouttaminen
Sitouttamisessa niin sanottu asiakasajattelu voi olla suureksi avuksi. Metodi ei suinkaan kuulu ainoastaan kaupallisten toimijoiden keinovalikoimaan. Asiakkuusajattelun voi mieltää tarkoittavan ainakin seuraavia asioita:
- Järjestön kaikki kontaktit kuten jäsenet, vaikutettavat, tapahtumakävijät jne ovat asiakkaita, ne ovat tärkeitä tai vielä tärkeämpiä.
- Lahjoittajakin on asiakas ja aina merkityksellinen järjestölle.
- Jokaisella on velvollisuus edistää järjestön tavoitteiden saavuttamista myös varainhankinnassa.
- Varainhankinta on asenne.
- Tunnetaan kontaktit ja ryhmitellään heidät mahdollisuuksien mukaan.
- Puhutellaan ihmisiä ryhmäkohtaisesti heille mielekkäällä tavalla, tavoitteena palvella yksilöllisesti.
- Sitoudutaan käyttämään samoja tietotyön välineitä, jotta järjestön kaikki tekemät toimenpiteet löytyvät yhden luukun takaa.
Koko henkilöstölle kannattaa kertoa millaisia konversiotavoitteita järjestöllä kullekin ryhmälle on. Henkilöstöä ja vapaaehtoisia kannattaa myös kannustaa kertomaan järjestön varainhankinnan tavoitteista. Järjestön virallisesti lähettämän vetoomusviestin sijaan, viesti on merkityksellisempi, jos se tulee tutulta ihmiseltä.
Viestintä ei kuulu pelkästään järjestön viestintäammattilaisille vaan ihan kaikille.
Toimenpiteiden vaikutusten arviointi
Jotta toiminnan vaikutuksia voi arvioida ja havainnoida, tarvitaan dokumentoitua tietoa siitä mitä on tehty. Arviointi koostuu muun muassa lahjoittaja-analytiikasta, verkkosivuston kävijäanalytiikasta, kanavakohtaisesta seurannasta (mikä viestintäkanava oli tehokkain) ja onnistuneiden konversioiden kustannuslaskennasta. Järjestötoiminnassa on todellakin syytä olla kustannustietoinen.
Arviointi auttaa ymmärtämään ja parantamaan suoritusta. Toimintaympäristö muuttuu. Julkiseen rahoitukseen tulee linjamuutoksia, syntyy uusia rahoitustapoja, ilmiöitä ja trendejä. Ihmisten käytöskin muuttuu.
Varainhankinta vaatii myös jatkuvaa kehitystä, muutosten ennakointia ja seurantaa.
Artikkeli on tuotettu yhteistyönä järjestötoiminnan asiantuntija Ilkka Harjulan (Tietopiiri Oy) kanssa. Yhteys: Ilkka Harjula, ilkka.harjula@tietopiiri.fi