Resurssit, toimenpiteet ja tuotokset ovat osa vaikutusketjua. Resurssi on se voimavara, jota tarvitaan toimintaan ja tuotos on suorite, joka syntyy käytännön toiminnalla. Esimerkiksi tarjottava toiminta, kuten vertaisryhmä, on tuotos.
Kun suunnitellaan vaikutusketjua, mietitään samalla, mitä toimintaa voidaan olemassa olevilla resursseilla toteuttaa. Se, miksi toteutetaan juuri kyseistä toimintaa, perustuu oletukseen siitä, että kyseisellä toiminnalla on vaikutusta tavoitteeksi asetettuun asiaan ja näin se vastaa havaittuun tarpeeseen.
Tämän oletuksen täytyy olla mahdollisimman uskottava. Vaikutussuhteen uskottavuus kuvaa sitä, miten luotettava oletus on. Erityisesti uutta toimintaa kuvatessa ketju perustuu oletuksiin siitä, mitä toiminnan ja tuotosten avulla tulee tapahtumaan. Tätä uskottavuutta vahvistetaan eri tavoin karttuvan tiedon avulla eri vaiheissa.
Jotta toiminnan avulla voidaan saada aikaan oletettua muutosta, kohderyhmän tarpeiden ja odotusten täytyy täyttyä riittävässä määrin. Kohderyhmäymmärrys ja kohderyhmän kuuleminen jo suunnitteluvaiheessa onkin tärkeää.
Toiminnan ja suunnitelman ominaisuuksia
Valtionavustustoiminnan sanastossa* on määritelty erilaisia arvioitavia ominaisuuksia, joista osa kuvaa toiminnan tai suunnitelman ominaisuuksia. Ominaisuuksien kautta voi arvioida omaa toimintaa ja pohtia, olisi jonkun ominaisuuden suhteen toiminnassa kehitettävää. Näitä ovat esimerkiksi:
- Toteutettavuus, jota arvioidaan usein suunnitelman perusteella. Se ilmentää sitä, miten todennäköisesti kuvatuilla resursseilla ja toimenpiteillä on mahdollista saada aikaan suunnitellut tuotokset.
- Tuottavuus ilmentää toiminnalla aikaansaatavien tuotosten määrää suhteessa tarvittavien resurssien määrään.
- Taloudellisuus ilmentää toiminnalla aikaansaatavien tuotosten määrää suhteessa toiminnan kustannuksiin.
- Toiminnan laatu kuvaa sitä, miten tarpeet ja odotukset täyttyvät. Tarpeet ja odotukset ovat erilaisia riippuen kenen tarpeista ja odotuksista on kyse.
- Tarkoituksenmukaisuus ilmentää sitä, kuinka hyvin toimintaan valitut keinot soveltuvat suunniteltuun käyttötarkoitukseen. Toisinaan on tarkoituksenmukaista hyödyntää olemassa olevia käytäntöjä tai toimintamalleja ja toisinaan tarvitaan uudenlaista tapaa.
- Lisäisyys ilmentää sitä, mitä täydentävää hyötyä tarkasteltava toiminta tuo suhteessa muuhun tiedossa olevaan toimintaan.
- Sijoittuneisuus ilmentää sitä, kuinka toimija omassa toiminnassaan sijoittuu suhteessa toimintaympäristöönsä ja muihin toimijoihin. Sijoittuneisuus kuvaa esimerkiksi sitä, millaisia yhteyksiä tietyllä toiminnalla on saman alan toimintaan, kohderyhmään tai muihin toimijoihin, joilla on sama päämäärä tai tavoite.
Toiminnan tunnusluvut
Toiminnalle ja tuotoksille on saatettu asettaa erilaisia tavoitteita sisäiseen käyttöön. Onkin tärkeää erottaa nämä varsinaisista tulostavoitteista.
Toiminnasta ja tuotoksista kerätään myös erilaista lukumääräistä tietoa. Tiedonkeruun pohjaksi valitaan erilaisia toiminnan laajuutta ja kohdentumista kuvaavia mittareita. Ne ovat sellaisia, joita raportoidaan eteenpäin tai hyödynnetään itse toiminnan kehittämisessä. Näitä voidaan kutsua myös prosessimittareiksi. Tiedot kuvaavat, kuinka paljon kohderyhmää on tavoitettu, ketä tavoitettu kohderyhmä on ja kuinka paljon toimintaa on toteutettu käytettävissä olevassa ajassa.
Vaikka nämä tunnusluvut eivät ole vielä tuloksia, niin asiat, joita ne kuvaavat, ovat kuitenkin edellytystekijöitä tuloksien saavuttamiselle. Eli voidaan tarkistella esimerkiksi, saavutetaanko oikeaa kohderyhmää riittävässä määrin ja onko toiminnan volyymi riittävää, jotta tavoite voi toteutua.
Usein toiminnasta kerätään prosessimittarina myös esimerkiksi tyytyväisyyteen liittyvää tietoa. Tällainen tieto on esimerkiksi se, onko tilat, jossa toiminta järjestetään, sopivat tai onko tiedotus toiminnasta riittävää. Näiden tietojen avulla voidaan kehittää toimintaa. Niiden kanssa kannattaa kuitenkin olla tarkkana, ettei tule kysytyksi sellaista tietoa, jolla lopulta ei ole käyttöä.
Toimintaa suunnitellessa ja toteutettaessa tulee jo huomaamatta, mutta myös tietoisesti miettineeksi, mitkä erilaiset tekijät toiminnassa lisäävät todennäköisyyttä, että toivottu muutos toteutuu. Ne voivat olla pieniä tai isompia asioita. Näiden varaan toiminta rakentuu parhaalla tavalla.
*Valtionavustustoiminnan sanasto: 2. laajennettu laitos, http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-367-246-8
Julkaistu 31.10.2023