8. päivä helmikuuta tuli voimaan yhdistyslain uusi 37 a §, jossa säädetään yhdistysten kirjanpitovelvollisuudesta. Sääntelyn lähtökohtana on, että yhdistysten kirjanpito on laadittava kirjanpitolain mukaisesti.
Uudistuksen myötä pienimmät yhdistykset, eli uuden terminologian mukaiset mikroyhdistykset voivat kuitenkin laatia kirjanpitonsa yhdistyslain 37 a §:n ja sitä täydentävän, 30.6.2023 voimaan tulleen, mikroyhdistysten tilinpidosta annetun valtioneuvoston asetuksen (29.6.2023/887) mukaan. Tämän tilipitomallin yhdistys voi ottaa käyttöönsä määräämällä siitä yhdistyksen säännöissä, tai vaihtoehtoisesti yhdistyksen kokous voi tehdä asiasta päätöksen, johon sovelletaan yhdistyksen sääntöjen muuttamista koskevia vaatimuksia enemmistöstä ja kokouskutsusta.
Mikroyhdistys
Mikroyhdistys, joka voi ottaa uuden tilinpitomallin käyttöönsä, on yhdistys, joka ei harjoita liiketoimintaa ja jonka saamien avustusten ja muiden tulojen yhteenlaskettu määrä tilikaudella on enintään 30 000 euroa sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella. Kyseisen raja-arvon katsotaan alittuvan myös, jos yhdistyksen rekisteröinnistä on alle kaksi vuotta eikä ole ilmeistä, että yhdistyksen tulot ylittävät 30 000 euroa tilikaudella.
Kirjaamisesta
Kuten kaikessa kirjanpidossa, myös uuden mallin mukaisessa tilinpidossa tarkoitus on pitää erillään yhdistyksen tulot, menot, varat ja velat, jotta yhdistyksen jäsenet ja keskeiset sidosryhmät, kuten avustusten antajat ja viranomaiset voivat seurata yhdistyksen taloudenpitoa tehtäviensä hoitamisen edellyttämällä tavalla. Tilinpidon jokaisen tapahtuman on perustuttava kuittiin tai muuhun tositteeseen.Tapahtumat on merkittävä tilinpitoon kassaperusteisesti aikajärjestyksessä ja ilman aiheetonta viivytystä. Kaikista tapahtumista tulee käydä ilmi niiden sisältö ja ajankohta. Lisäksi on jatkuvasti pidettävä ajantasaista luetteloa yhdistyksen varoista ja veloista.
Jäsenavoimuus ja tilinpidon perustuminen pankin tiliotteeseen
Uuden mikroyhdistys-termin lisäksi keskeinen uuden sääntelyn mukanaan tuoma käsite on jäsenavoimuus. Yhdistyksen tilinpitoa pidetään jäsenavoimena, kun yhdistyksen jäsenellä on pyynnöstä oikeus saada tilinpito nähtäväkseen kerran jokaiselta päättyneeltä kalenterikuukaudelta ja tiedot pidetään nähtävillä vähintään kahden viikon ajan viimeistään kahden viikon kuluttua pyynnöstä.
Kun yhdistyksen tilinpito on jäsenavoin voi se käytännössä perustua pankin tai maksunvälittäjän tiliotteeseen/tilitapahtumatietoihin. Vähimmillään juoksevan kirjanpidon toteuttamiseen riittää siis se, että yhdistyksen pankkitiliä hallinnoiva henkilö säännöllisesti tai pyydettäessä toimittaa verkkopankin tiliotteen jäsenten nähtäviksi ja säilyttää tilitapahtumia koskevat kuitit. Tässä on kuitenkin huomioitava, että tapahtumista tulee ilmetä niiden sisältö, joten tarvittaessa tiliotetietoja on tältä osin täydennettävä.
Jos tilinpito ei ole edellä mainitulla tavalla jäsenavointa, tilinpito on jäsenten nähtävillä harvemmin, pidemmän ajan kuluttua pyynnöstä tai lyhyemmän ajan, edellyttää sääntely erillistä tiliotteeseen perustuvaa pääkirjaa. Näin myös silloin, jos yhdistyksellä on käteisellä tapahtuvaa rahaliikennettä. Käteiskassoista on pidettävä myös erillistä kassakirjaa. Käteiskassat on tilitettävä pankkitilille ja kassakirjat täsmäytettävä pääkirjaan viimeistään kahden viikon kuluessa tapahtumasta. Jos käteiskassojen yhteismäärä on suuruudeltaan enintään 300 euroa riittää kuitenkin, että varat talletetaan tilille ja kirjataan vastaaville pääkirjatileille ainoastaan tilivuoden päättyessä.
Tilinpäätöksen korvaava vuosikoonti tai vuosilaskelma
Yhdistyslain mukaiseen tilinpitomenettelyyn ei liity velvollisuutta tilinpäätöksen laatimiseen.
Jos yhdistyksen tilinpito on jäsenavoin, tulee tilinpidosta laatia yhdistyksen kokoukselle esitettäväksi tilivuosikohtainen vuosikoonti, jossa esitettävistä vähimmäistiedoista säädetään mikroyhdistysten tilinpitoa koskevan asetuksen 13 §:ssä. Sen mukaan vuosikoontiin tulee liittää mm. tiedot yhdistyksen tilien alku ja loppusaldoista, tilivuoden ottojen ja panojen yhteismäärät sekä tiedot yhdistyksen mahdollisten saamisten tai velkojen määristä.
Muussa kuin jäsenavoimessa tilinpidossa yhdistyksen on laadittava vuosilaskelma, joka sisältää tuloslaskelman sekä liitteinä omaisuus- ja saatavaluettelon, velkaluettelon sekä vastuuluettelon. Tuloslaskelman kaavasta ja liiteluetteloilta vaaditusta sisällöstä säädetään asetuksessa.
Kenelle uusi tilinpitomalli sopii?
Oikeusministeriön verohallinnolta saamien tietojen mukaan perustettavien yhdistysten keskimääräiset vuosituotot ovat 43 000 euron luokkaa ensimmäisen viiden vuoden aikana. Siten yhdistyslain 37 a §:n mukaisen uuden tilinpitomallin voi katsoa soveltuvan huomattavalle osalle uusista yhdistyksistä niiden toiminnan alkuvuosina.
Myös vanhemmille yhdistyksille uudesta sääntelystä voi olla hyötyä. Erityisesti silloin, jos yhdistyksen rahaliikenne tapahtuu yhden pankkitilin kautta ja tilinpito tehdään jäsenavoimesti.
Uuteen tilinpitomalliin siirtymistä tulee kuitenkin aina harkita yhdistyksen omien tarpeiden ja tavoitteiden perusteella. Esimerkiksi vuosilaskelmaan perustuvassa ”ei-jäsenavoimessa” tilinpidossa pääkirjan laatimista ja vuosilaskelmaa koskevat vaatimukset eivät juurikaan kevennä menettelyä kirjanpitolain mukaisesta. Yhdistys, joka täyttää kirjanpitolain mukaisen mikroyrityksen määritelmän, on tähänkin asti voinut laatia kirjanpitonsa kassaperusteisesti, ilman tilinpäätöksen oikaisemista ja täydentämistä suoriteperusteiseksi. Tällaisessa yhdistyksessä vuosilaskelmaan perustuvaan malliin siirtyminen saattaisi aiheuttaa enemmän töitä ja lisätä virheiden mahdollisuuksia kuin vanhoissa kirjanpito- ja tilinpäätösmalleissa pitäytyminen.
Erityisesti huomioitava on se, että vaikka yhdistyksellä olisi yhdistyslain mukaan mahdollisuus siirtyä sen 37 a §:n mukaiseen tilinpitomalliin, saattavat yhdistyksen keskeiset sidosryhmät edelleen edellyttää yhdistykseltä kirjanpitolain mukaista kirjanpitoa tilinpäätöksineen. Esimerkiksi rahankeräyslain mukaiseen rahankeräysluvan haltijan vuosi-ilmoitukseen tulee liittää tilinpäätös samoin yleishyödyllisten yhteisöjen terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseen myönnettyjä valtionavustuksia koskeva selvitys avustuksen käytöstä edellyttää liitteekseen tilinpäätöksen.
Jos yhdistyksellä on siis rahankeräyslupa tai se saa toimintaansa valtionavustuksia, tai sillä on tavoitteena tulevaisuudessa hakea rahankeräyslupaa tai avustuksia, sen on suositeltavaa toistaiseksi laatia kirjanpitonsa kirjanpitolain mukaan.
SOSTEn lakimiehet vastaavat verkkosivujen Kuukauden kysymys -palstalla kerran kuukaudessa ajankohtaisiin järjestökentän kysymyksiin.