Ennen kuin järjestö voi pyytää lahjoituksia rahana tai muuna omaisuutena vastikkeetta, tarvitaan joko varsinainen rahankeräyslupa tai pienkeräyslupa. Jäseniltä rahaa saa pyytää myös ilman keräyslupaa.
Pienkeräysluvan tai varsinaisen rahankeräysluvan hakeminen
Varsinainen rahankeräyslupa on nykyisen lain mukaisesti voimassa toistaiseksi. Riittää siis, että se haetaan kerran. Informaatio lupaan liittyen sekä asiointi poliisin verkkopalvelussa löytyy täältä.
Pienkeräysluvan saa ilmoitusmenettelyllä jopa vuorokauden kuluessa. Näin keräämisen voi aloittaa erittäin nopeasti. Ellei lupa ole saapunut viiden arkivuorokauden kuluessa, keräyksen voi aloittaa.
Samanaikaisesti voi laittaa hakemuksen varsinaisesta keräysluvasta. Kun varsinainen keräyslupa on saatu, tulee pienkeräyslupa keskeyttää. Se onnistuu ilmoitusmenettelyllä paikalliselle poliisilaitokselle. Jotta kerättyjen varojen raportoinnissa ei tule myöhemmin hankaluuksia, lupien ei pidä olla voimassa samanaikaisesti.
Järjestön verkkosivuston analyysi – kehittämistarpeiden havainnointi
Järjestön verkkosivu on useimmille järjestöille erittäin tärkeä lahjoitusten keräämisen kannalta. Lahjoittamismahdollisuus kannattaa sijoittaa näkyvälle paikalle, esimerkiksi päävalikkoon tai pääsivun yläreunaan. Graafinen ja viestinnällinen selkeys ovat välttämättömiä. Tarkista että lahjoita-painikkeelle löytyy sekä paikka että tekninen toteutusmahdollisuus. Lahjoitusten keräämisen aloittaminen ei vaadi verkkosivun täydellisyyttä, verkkosivu-uudistusta. Tärkeintä on, että löydetään selkeä paikka lahjoita-painikkeelle ja lahjoittamiselle saadaan oma sivunsa, ns. landing page.
Lahjoitusten keräämisestä tulee viestiä selkeästi. Järjestön verkkosivuston mobiiliystävällisyys ja optimaalisuus hakukoneiden kannalta ovat verkkopalveluammattilaisten työtä. Palveluntarjoajia on paljon saatavilla. Sivuston esteettömyys ja saavutettavuus ovat lahjoitusten kannalta erittäin tärkeitä asioita, ja järjestöillä on tästä huolehtimiseen velvollisuus. Saavutettavuudesta saat lisätietoa Traficomin sivustolta.
Potentiaalisten lahjoittajaryhmien tunnistaminen
Ketkä tai millaiset ihmiset voisivat olla potentiaalisimpia lahjoittajia? Ovatko heitä alumnit, tapahtumakävijät, jäsenten perhepiiri, sosiaalisen median aktiiviset kommentoijat tai aikaisemmat työntekijät? Arvioikaa myös vapaaehtoistyöntekijöiden halukkuus tukea järjestöä myös rahallisesti. Usein sitoutuneimmat ovat myös halukkaita lahjoittamaan.
Usein lahjoittamisen todennäköisyys on suurempi, mitä paremmin ihminen tuntee järjestön ja suhtautuu siihen myönteisesti. On siis parempi etsiä ensin läheltä. Suurimmat ja tunnetuimmat rahankerääjät voivat onnistuneesti hyödyntää ostettuja kohderyhmäosoitteita, mutta useimpien järjestöjen on parempi etsiä lahjoittajia ensin omasta vaikutuspiiristä. Tästä syystä esimerkiksi tapahtumakävijöiden kontaktitietojen tallentaminen on viisasta.
Järjestön vaikuttajahenkilöiden tunnistaminen
Kenellä järjestössä tai sen lähipiirissä olevilla ihmisillä on poikkeuksellisen suuri näkyvyys ja kuuluvuus? He ovat mielipidevaikuttajia, joilla voi työnsä tai sosiaalisessa mediassa hankitun maineensa seurauksena olla merkittävä joukko seuraajia. On paljon vaikuttavampaa, kun laajan verkoston ihminen jakaa järjestön informaatiota omassa verkostossaan verrattuna rivijäseneen, jolla tuota verkostoa ei ole. Ostetuilla kumppanuussuhteilla on myös mahdollista vahvistaa järjestön näkyvyyttä, mutta ensin kannattaa jälleen katsella järjestön ympärille, josko lähikontakteista löytyisi apua.
Tarinallistaminen ja visualisoiminen
On tärkeää huolella miettiä, kuka ja millainen ihminen voi olla todennäköinen lahjoittaja. On myös pohdittava lahjoituskohteita – mikä ajateltua potentiaalista lahjoittajaa puhuttelee? Tyypillisesti kohteita kannattaa valita muutamia, mahdollisesti erilaisia. Jotkut järjestöt tarjoavat ensimmäisenä lahjoituskohteena jotain pientä ja konkreettista. Muita vaihtoehtoja ovat abstraktimmat aiheet tai yleislahjoitukset järjestölle, jolloin vastaanottaja päättää, mihin varat käytetään.
Lahjoituskohteisiin on hyvä liittää tarina, miksi on perusteltua antaa rahaa ja mitä sillä saadaan aikaan. Narratiivin ohella visualisointi on yhä tärkeämpää. Huomioi että kuva tai video on paljon tehokkaampi kuin pelkkä teksti. Muista, että kuvien ja videoiden tulee toimia myös puhelimessa, johon parhaiten istuu pystyformaatissa oleva media vaakakuvan tai -videon sijaan.
Lahjoitusten keinovalikoimat
Seuraavaksi on hyvä pohtia lahjoitusmuotoja. Kertalahjoitus ja kuukausilahjoitus sopivat useimmissa tapauksissa kaiken kokoisille järjestöille. Kuukausilahjoituksia kannattaa tavoitella ja niihin yleensä päädytään kertalahjoitusten kautta. Kuukausilahjoitus mahdollistaa kertalahjoituksiin verrattuna pitkäjänteisempää talouden ennustettavuutta. Kummassakin lahjoitustavassa lahjoittajista on pidettävä yhtä paljon huolta: viestintä mitä lahjoituksilla on saatu aikaan ja miten järjestöllä menee.
Testamenttilahjoitus on yleistynyt lahjoitusvetoomuksena vuodesta 2020 alkaen. Vertaisvarainhankinta eli esimerkiksi syntymäpäiväkeräys on yksi vaihtoehto. Lahjoitustarpeina voi olla hyvin konkreettisia asioita kuten irtain omaisuus, esimerkkinä kalusteet, astiat, toimistotekniikka tai muut kerhoissa, tapahtumissa tai koulutuksissa tarvittavat kuluvat tavarat. Myös käyttöoikeuden lahjoittaminen irtaimeen omaisuuteen voi olla yhdistyksen toiveena. Käyttöoikeuksia voivat olla esimerkiksi auton lainaaminen, bussikuljetus, tilojen saaminen käyttöön maksutta tai tapahtumatekniikka.
Lahjoitus voi olla muutakin kuin rahaa tai omaisuutta. Ihminen voi lahjoittaa erityisosaamistaan järjestön käyttöön tai tarjota omaa someverkostoaan järjestön lahjoitusvetoomuksen jakamiseen.
Maksu- ja keräystapojen valinta
Lahjoitustapa ja lahjoituksen maksutapa ovat kaksi eri asiaa. Perinteisin maksutapa on tilisiirto, jossa järjestö ilmoittaa lahjoitustilin ja viitenumeron. Tätä ei kuitenkaan enää suositella ainakaan ainoaksi maksutavaksi. Tiivistettynä, maksutavat ovat seuraavat:
- tilisiirto
- verkkomaksaminen
- luottokortilla maksaminen
- mobiilimaksaminen
- tekstiviesti
- sosiaalisen median rahankeräykset – vertaisvarainhankinta
- Auttamisesta Arkea -lahjoituspalvelu
Kontaktitietojen säilyttäminen
Kannattaa arvioida millä tavoin järjestö nykyisin tallentaa ja hyödyntää kontaktitietoja. Lahjoittajien tai mahdollisten lahjoittajien kontaktitietoja on tarkoitus tallettaa. Niille on oltava käyttäjäystävällinen ja tietoturvallinen tietotekninen ratkaisu. Tietojen säilyttämiselle on oikeus (huomio GDPR-vaatimukset), mutta tiedon on oltava hallitusti, suunnitelmallisesti ja turvallisesti järjestön käytössä. On suositeltavaa, että rekisterit ovat keskitettyjä, jolloin GDPR:n noudattamisen ohella kohderyhmien poimiminen viestintätoimenpiteitä varten helpottuu merkittävästi.
Lahjoittajien kontaktitietojen tallentaminen on suositeltavaa. Kun lahjoittajat tunnetaan, heitä voidaan informoida mitä lahjoitusvaroilla on saatu aikaan. Kontaktitieto mahdollistaa viestinnän ja sitä kautta lahjoittajasuhteen kehittämisen. Kertalahjoittajasta voidaan saada kuukausilahjoittaja, tästä puolestaan suurlahjoittaja tai jopa testamenttilahjoittaja.
Suunnitelmasta päättäminen ja vastuuttaminen
Kun edellä mainitut asiat on pohdittu läpi ja suunnitelma muodostettu, niin seuraavaksi on pohdittava, kuka tekee ja mitä, sekä millä resursseilla. Varainhankinnan kustannuslaskelmassa tulee huomioida myös työhön käytettävän ajan määrä ja hinta. Ajankäytöstä ja kustannuksista voi keskustella muiden vastaavien järjestöjen kanssa. Laskelmat ja suunnitelmat täsmentyvät yleensä kokemuksen kautta.
Varainhankintaan liittyy myös muiden järjestöjen toimenpiteiden huomiointi. Ei ole järkevää kilpailla sisarjärjestön kanssa samaan aikaan tai samoin viestein. Vaihtoehtona on, että tehdään yhdessä.
On erittäin suositeltavaa, että lahjoittamisen prosessille on omistaja eli vastuuhenkilö. Toiminnan laajuudesta riippuen voi olla myös hankekohtaisia omistajia. Näin tiedetään kuka asiasta lopulta vastaa, kenen juttusille esimerkiksi toimittajat ohjataan ja asiat tulevat ylipäätään hoidetuiksi suunnitellusti ja ajallaan.
Hanke on hyvä vaiheistaa. Tässä esitetty listaus sisältää vaiheiden pääkohdat, mutta vaiheiden sisällä on paljon osatehtäviä, jotka tulee aikatauluttaa. Lahjoittamisen prosessi ei ole irrallaan muista tehtävistä järjestössä, vaan se on osa viestinnän ja markkinoinnin suunnitelmaa. Tyypillisesti järjestöt tekevät toimenpiteiden vuosikellon, johon lahjoitustoiminnan aktiviteetit sisällytetään.
Lahjoitusten menestyksekäs kerääminen on pitkäjänteisen työn tulos, jossa toimivin konsepti löydettäneen yrityksen ja erehdyksen kautta.
Varainhankinnan askeleet
Tämä artikkeli ensimmäinen on osa kolmen artikkelin sarjaa, joka käsittelee varainhankinnan toteutuksen eri tasoja. Toinen artikkeli käsittelee suhdetta lahjoittajaan sekä toiminnan suunnitelmallisuutta.
Artikkeli on tuotettu yhteistyönä järjestötoiminnan asiantuntija Ilkka Harjulan (Tietopiiri Oy) kanssa. Yhteys: Ilkka Harjula, ilkka.harjula@tietopiiri.fi.